電子契約は、契約書や申込書への押印と書類の郵送を行わず、web上で契約締結を完了できるサービスで、近年多くの企業が導入を行っています。
電子契約の導入を考えている事業者さまの中には、新たに契約書を作成する際、
「専門知識がないし、そもそも書き方がわからないけど、電子契約サービスは契約書作成もサポートしてくれるの？」
などと、不安を感じる方もいると思います。
そこで本記事では、電子契約サービスを選ぶ際に重要な契約書のひな形・テンプレート機能についてご紹介していきます！
また、弊社が特におすすめする電子契約サービス「freeeサイン」の詳細は下記からどうぞ！
※「freeeサイン」は、freeeサイン株式会社（freee株式会社の70%子会社）が提供する電子契約サービスです。
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目次
契約書のひな形・テンプレートを使うメリット
まずは、契約書作成時にひな形やテンプレートを使うメリットにはどのようなものがあるか見ていきましょう。
書類作成・手続きの手間がかからない
契約書をテンプレート化することで、専門知識のない状態でゼロから作成するよりもはるかに手間を省くことができ、とくに定型契約については手続きをミスなく、スムーズに行うことができます。
また、非定型の契約についても締結先別の雛形などを整理して管理しておくことで、必要な情報にすぐにアクセスできます。
一般的に重要なポイントを外さない
ひな形やテンプレートを活用すれば、ある程度重要なポイントをおさえた契約書を作成することができます。
専門知識がないからこそ、自分たちであれこれ考えてつくるよりも、まずは多くの業務や取引に当てはまるテンプレートやひな形を使うことで自社にとって特に不利な条件やリスクにつながる契約内容になることを避けることができます。
ただし、後段にも書きますが、適当にネットで拾った出所の分からないテンプレートやひな形は法的効力の観点からもおすすめはしません。
契約書のひな形・テンプレートを使うデメリット
上記で見てきたように、契約書作成においてひな形・テンプレートを使うことは有効な手段ですが、課題も存在します。
特に下記に関してはリスクをしっかりと理解した上で、導入を検討すると良いでしょう。
- 自社が遵守できない条項をテンプレート・ひな形のまま入れてしまい、取引相手から契約違反を指摘される。
- テンプレート・ひな形が実際の取引内容と合わず、トラブル発生の際に契約書をもとにした主張ができず、自社に不利な状況となる
これらを避けるためには、テンプレートを鵜吞みにせず自社の状況を照らし合わせることはもちろん、適当にネットで拾ったテンプレートやひな形を使わず、ある程度信頼できる出所のものを使うことも必要です。
例えば電子契約サービスのfreeeサインではNDAや業務委託、雇用契約書など、用途に応じたテンプレートが準備されています。
電子契約サービスを選ぶ際に必要なひな形・テンプレートの機能とは
これまで見てきた通り、ひな形・テンプレートを上手く活用することで、契約書作成・手続きを効率化し、重大なミスを防ぐこともできます。
いくつかの電子契約サービスではこのひな形・テンプレートの機能が備わっているサービスも存在します。
では具体的にどのような機能があれば良いのでしょうか。少し詳しく解説します。
公式テンプレート機能
まずは、秘密保持契約や雇用契約など、一般的によく利用される文書のひな型が公式テンプレートとして用意されていると非常に便利ですね。
初めて契約締結をする事業者にとって、契約書を一から用意することは大きな負担になります。
例えば弊社おすすめのfreeeサインにも「公式テンプレート機能」が備わっており、使えばより安全に、簡単に契約業務を行うことができます。
テンプレートを利用するには、複数テンプレートの中から使用するテンプレートをクリックして、
内容を確認してインポートするだけです。非常にシンプルですね。
ワードテンプレート機能
上段で紹介した通り、契約書作成時にはテンプレートやひな形をまるっとそのまま使うことはできません。
なんらか文言を修正したりすることで、自社の取引状況に合わせて調整する必要があります。
その際、いちいちワード上で修正して、完成した契約書をPDFでアップロードし、さらに契約書の修正があるたびにまたファイルをアップロードし直す…のは少し面倒ですよね。
電子契約サービスの中には、システム上で直接テンプレートを編集することができる機能を持つものもあります。
この機能を使えば、ワードを編集するように文書を修正・調整することが可能なため、長い文章を入れることになっても文字が被ることもなく、綺麗な文書を作ることができます。
例えば、freeeサインではこの機能を備えており、システム上で文書の修正を行えるため手間の削減に繋がります。
まとめ
まとめ
・契約書作成時には、ひな形・テンプレートを活用することで業務効率化や重大な契約上のミスの抑制といったメリットを享受可能。
・ただし、テンプレートをそのまま使う、出所の良く分からないテンプレートを使う、などはむしろリスク増大
・電子契約サービスでは、適切なテンプレート・ひな形を提供しており、活用のための補助機能も充実している
電子契約は、収入印紙代や配送コストなどのコスト削減効果もある上、紙文書の紛失・盗難リスクの減少や契約締結までの業務効率化にも大きく貢献してくれるサービスです。
その中で、もっと手間を減らして、簡単に、安心して電子契約を結びたいなら、freeeサインを利用するのがおすすめです。
電子契約を利用する際にはぜひfreeeサインを活用してみましょう。
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