年末調整って何をすればいいの?必要書類から手順までわかりやすく解説!手続きを効率化する年末調整申告書クラウドもご紹介!

年末調整は、多くの人にとって毎年頭を悩ませる手続きです。

しかし、必要な書類や手順を理解することで、スムーズに進めることが可能です。

この記事では、年末調整の基本から必要書類、具体的な手順までをわかりやすく解説します。効率的に年末調整手続きを行える「年末調整申告書クラウド」もご紹介します。貴社業務の改善にぜひお役立てください。

年末調整とは

「年末調整」とは、簡単に言うと「所得税の過不足を精算する手続き」です。

フリーランスや個人事業主は毎年2月から3月に税務署へ前年の所得を申告し、確定した所得に基づいて税額を支払います。これが「確定申告」です。

一方、企業に勤める会社員は、企業が毎月の給与や賞与から所得税を天引きし納税しますが、この税額は概算です。「年末調整」では、その年の所得額が確定した時点で正しい税額を再計算し、過不足分を還付または追加徴収します。

基本的に年末調整を受けた従業員は確定申告の必要はありませんが、副業収入や医療費控除などで追加の控除を受ける場合は、確定申告が必要です。このため、従業員には年末調整と確定申告の両方を行うよう周知することが重要です。

年末調整の対象者

年末調整は、給与を支払っている全ての従業員が対象です。これは正社員だけでなく、アルバイトやパートも含まれます。

以下に、年末調整の対象となる人とならない人を示します。

対象になる人

原則として、その年の「扶養控除等(異動)申告書」を提出している人で、以下のいずれかにあてはまる人は年末調整の対象です。

  • 1年を通じて勤務している人
  • 年の中途で就職し、年末まで勤務している人
  • 年の中途で、海外の支店へ転勤したことなどの理由により、非居住者となった人
  • 次の理由により、年の中途で退職した人
    ・死亡した人
    ・著しい心身の障害のため退職した人で、 その退職の時期からみて、本年中に再就職ができないと見込まれる人
    ・12月中に支給期の到来する給与の支払を受けた後に退職した人
    ・パートタイマーとして働いている人などが退職した場合で、本年中に支払いを受ける給与の総額が103万円以下である人(退職後本年中に他の勤務先などから給与の支払を受けると見込まれる場合を除く)

対象にならない人

その年の「扶養控除等(異動)申告書」を提出していても、以下のいずれかにあてはまる人は年末調整の対象ではありません。各自が個別に確定申告をする必要があります。

  • 年収が2,000万円以上ある場合
  • 災害減免によって所得税の支払い猶予や還付をすでに受け取っている場合
  • 2カ所以上から給与を受け取っている人で、他の給与支払者に「扶養控除等(異動)申告書」を提出している場合や、年末調整を行うときまでに「扶養控除等(異動)申告書」を提出していない人(月額表又は日額表の乙欄適用者)
  • 年の中途で退職した人で、「対象になる人4」に該当しない人
  • 非居住者
  • 継続して雇用していない場合(日雇労働者など)

年末調整業務の流れ

年末調整業務は大きく4つの業務プロセスに分かれます。

  • 担当者による年末調整の申告準備
    従業員が正しく年末調整の申告ができるよう社内の体制づくりを行います。
  • 従業員による申告書への入力・提出
    従業員が各種申告書に入力を行い、担当者に提出します。
  • 担当者による申告書内容の確認
    担当者が提出された申告書の確認を行います。また、提出の進捗状況のチェックも行います。
  • 担当者による申告情報の保管・活用
    担当者が申告情報を給与システムに入力し、申告書を保管します。

年末調整のスケジュール

年末調整は、概ね10月下旬から1月下旬にかけて行われます。大きく3ステップあり、以下のようなスケジュール感で行われます。

まず、税額計算に必要な情報を従業員から収集することから始まります。この書類の作成から提出までの一連の流れが「年末調整手続き」と呼ばれます。企業によって開始時期は異なりますが、一般的には11月下旬頃から書類の回収が始まります。

従業員が提出した書類は、労務担当者によって整理され、税額調整のための「所得控除」の計算に使用されます。保険料控除を受けるためには各種証明書の提出が必要であり、記入ミスや漏れがないかの確認が重要です。この時期には他の業務も多いため、遅延が生じないよう期日厳守が求められます。

全ての書類が揃ったら、年収から各種控除を行い、年税額を計算します。その後、12月の給与明細や賞与明細で過不足税額を還付または徴収し、源泉徴収票を発行します。最終的に法定調書にまとめ、翌年1月31日までに所轄の税務署に提出・納付して完了します。

年末調整がスムーズに進むかどうかは、書類の回収プロセスが鍵となります。提出期日を守るよう従業員にしっかり周知しましょう。

年末調整で手続きが必要な申告書

年末調整に必要な申告書には、次の6種類があります。

  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 基礎控除申告書
  • 配偶者控除等申告書
  • 所得金額調整控除申告書
  • 保険料控除申告書
  • 住宅借入金等特別控除申告書(該当者のみ)

紙で申告する場合、提出する申告書は1枚に3種類の申告ができる様式になっています。そのため、紙での手続きでは合計4枚の申告書用紙を提出することになります。

さらに、各種保険料の控除証明書や非居住者の親族に関する証明書など、申告内容を証明するための書類が必要です。特に保険料の控除証明書は、通常10月頃に自宅に郵送されるため、従業員には提出までなくさないように注意を促すことが重要です。

年末調整申告書クラウドの活用で手続き工数を大幅削減可能!

(株)オービックビジネスコンサルタントの年末調整申告書クラウドを活用することで、年末調整手続きを大幅に効率化できます。

紙の申告書を配付・回収する業務から、給与システムへのデータ入力まで、すべての年末調整業務をデジタル化することが可能です。これにより、業務時間を最大で8割削減することができます。

年末調整申告書クラウドは、年末調整に必要なすべての業務を網羅し、デジタル化をサポートすることで、企業の業務効率を大幅に向上させます。

年末調整申告書クラウドでは、年末調整申告業務をすべてデジタル化することが可能です。以下のようなプロセスで効率化が図れます。

  1. 申告準備のデジタル化
    • マニュアルの作成
    • 申告書の印刷・仕分け・配付
    • 従業員への連絡
    • 配付状況のチェック
  2. 従業員の入力・提出のデジタル化
    • 扶養控除等異動申告書
    • 保険料控除申告書
    • 住宅借入金等控除申告書
    • 各証明書の提出
  3. 内容確認のデジタル化
    • 提出状況のチェック
    • 申告書の確認・修正
    • 確認状況のチェック
  4. 情報活用・保管のデジタル化
    • 給与システムへの入力
    • 申告書の保管

また、年末調整をデジタル化することで以下のようなメリットがあります。

  • 時間削減:すべてのプロセスをデジタル化することで、手作業の時間を大幅に削減。
  • 正確性の向上:データ入力や確認のミスを減らし、正確な情報管理を実現。
  • 効率的な業務管理:申告準備から情報保管まで、一元的に管理することで業務の効率化が図れます。

まとめ

本日は、年末調整時の必要書類から手順までわかりやすく解説しました。年末調整申告書クラウドを導入することで、従来の手間を大幅に削減し、業務効率を向上させることができます。

年末調整申告書クラウドを無料で試してみたい!という事業者の方は、当社にて年末調整申告書クラウドに関する無料相談を受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください!

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