【初心者向け】Google Workspaceのブックマーク管理機能を活用してチームの情報共有を効率化しよう！

みなさん、こんにちは。

Google Workspaceの管理コンソールでは、事前に設定することで従業員や部署ごとに異なるブックマークを共有できる「ブックマーク管理機能」を活用することができます。この機能を使えば、よく使う社内システムのページや外部ツール、部署専用のWebサイトなどを必要なチームに向けて簡単に共有でき、業務効率の向上に繋がります。

本記事では、Google Workspaceで設定できるブックマーク管理機能の具体的な内容から活用方法、設定手順について解説します。

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ブックマーク管理機能とは

Google Workspaceの管理コンソールでは、管理者が組織内のユーザーや部署・チームに特定のブックマークを一括で提供する「ブックマーク管理機能」の設定が可能です。

管理者はブックマークを従業員や部署・チームごとに設定を行うことで、メンバーに必要な情報をChromeブラウザで自動的に共有できます。

これにより、個々の従業員に必要なWEBサイトを手動で共有し、ブックマークを追加してもらう手間が省け、情報共有の効率が格段に向上します。さらに、情報の共有漏れも防ぐことができます。

ブックマーク管理機能の活用例

ブックマーク管理機能は、組織のさまざまなシチュエーションで活用できます。具体的な利用例としては、以下のようなケースが挙げられます。

• 新入社員のサポート：新入社員が業務に必要なWebサイトを一括でブックマークしておくことで、スムーズに業務を開始できます。社内システム、ドキュメントポータル、トレーニングサイトなど、よく使うサイトを初期設定の一環として提供できます。
• 管理職向けの情報共有：管理職共通の社内ツールを提供したり、通知すべき重要なWebリンクを追加することで、管理者に必要な情報を一貫して提供できます。必要な情報を即座にアクセスできるため、業務の生産性向上に役立ちます。
• 部署・チームごとのブックマーク設定：各部署専用の業務ツールやプロジェクト管理サイトなど、特定の部署・チームに必要なリンクのみをブックマークとして提供できます。これにより、情報が部署・チームごとに整理され、各メンバーが必要なツールへアクセスしやすくなります。

ブックマーク管理機能の設定方法

以下の手順で、Google Workspaceの管理コンソールからブックマーク管理機能を設定することができます。

1.Google管理コンソールにログイン
　管理者アカウントでGoogle管理コンソールにログインします。

2.「Chrome」を選択
　管理コンソールのメニューから「デバイス」を選択し、「Chrome」を選択します。

3.「設定」を選択
　「Chrome」内の「設定」を選択します。

4.設定を適用したいユーザー・グループ・組織部門を選択
　「ユーザー」「グループ」「組織部門」の項目から設定を適用したい対象を選択します。

5.管理対象のブックマーク画面を開く
　画面右側で「ユーザーとブラウザの設定」を選択し、「ユーザーエクスペリエンス」内の「管理対象のブックマーク」を選択します。

6.「ブックマーク」を選択
　「＋」を押した後、「ブックマーク」を選択します。

7.ブックマークを「追加」
　追加したい「ブックマーク名」と「ブックマークのURL」を入力後、「追加」を選択します。

8.追加したブックマークを「保存」
　「保存」を選択します。

9.対象「ユーザー」「グループ」「組織部門」にブックマークが自動表示
　上記で設定は完了です。対象の「ユーザー」「グループ」「組織部門」にブックマークが自動表示されていることを確認しましょう。

なお、ブックマーク管理機能で追加したブックマークは、ユーザー側では削除できないようになっています。誤ってブックマークを削除することもなくなるため、必要な情報を確実に共有できます。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回は、Google Workspaceで設定できるブックマーク管理機能の具体的な内容から活用方法、設定手順をわかりやすく解説しました。

Google Workspaceの活用で社内のDX化を進め、ビジネスのさらなる発展を目指しましょう。

社内のDX化に関して「自社では対応できない」と感じた場合は、専門家から支援を受けるのもおすすめです。

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