【Appsheetノーコード開発事例】【営業DX】GmailやGoogleドライブと連携して案件を効率管理できるパイプライン管理アプリ

こんにちは。

中小企業の営業活動やプロジェクトの進捗管理では、案件ごとのフォルダ管理やメールのやり取りが煩雑になりがちです。

特にGmailでのやり取りが増えると、どの案件に関するメールなのかが不明瞭になり、対応漏れのリスクが高まります。

今回紹介するGmailと連携したCRMアプリは、案件管理をパイプライン形式で可視化し、メールの自動取り込みや下書き作成を通じて業務効率を向上させるツールです。

AppSheetとGoogle Apps Script（GAS）を活用し、案件ごとのフォルダ・ファイル作成、Gmailの自動取り込み、メール送信機能を備えたパイプライン管理アプリの構築方法を解説します。

当社ではAppsheetを含むGoogleのDX活用サポートサービスを提供しています。
ノーコード開発によるDXや業務効率化の無料相談も受け付けておりますので、興味のある方は気軽にお問い合わせください。

【開発背景・導入前の課題】追加料金不要で使え、使い勝手の良いパイプライン管理ツールが欲しい

本アプリを導入した企業は、もともとGmailのパイプライン管理アドオンを活用していました。しかし、次第にいくつかの課題が浮かび上がってきました。

■Gmailのアドオンが有料化し、コスト増加

これまで無料で利用できていたGmailのパイプライン管理アドオンが有料プランへ移行したことで、コスト負担が増大しました。
さらに、無料プランでは案件数やラベル管理の制限が発生し、これまでのような柔軟な運用が難しくなりました。

■使い勝手が悪く、案件ごとの情報管理が煩雑

使い勝手の面でも課題がありました。

メールと案件の関連付けを手動で行わなければならず、業務の手間が増加。

さらに、Gmail上でしか案件を管理できないため、関連するファイルや進捗状況をまとめて確認することができず、情報が分散していました。

その結果、複数のメンバーで案件を共有する際に、情報が行き違ったり、管理が煩雑になるケースも。

こうした課題を解決するために、追加料金無料で利用できるAppSheetとGmailを活用したパイプライン管理アプリを構築し、メールと案件管理を統合する仕組みを導入しました。

AppSheetとは？

AppSheetは、プログラミング不要で業務アプリを作成できるノーコードツールです。

Google Cloudのサービスの一つであるため、Google カレンダーやスプレッドシートなどとの連携もスムーズに行えます。アイデアとデータが揃えば、誰でもマウス操作だけで、オリジナルのアプリをつくることができます。

グループウェアのGoogleWorkspaceを導入している事業者さまは基本的に無料で使用できます。

パイプライン管理アプリのシステム概要

今回開発したアプリは、AppSheet・Googleスプレッドシート・Gmail・Googleドライブ・GAS(Google AppScript)の5つのツールを組み合わせて構築しました。

下記のような特徴を備えています。

• 案件登録時にフォルダ・ファイルを自動作成し、管理を効率化
• パイプライン管理で案件の進捗を可視化し、業務をスムーズに
• Gmailのラベル付きメールをGASで自動取り込みし、案件と紐づけ
• メール下書きをGASで自動作成し、送信ミスを削減

パイプライン管理アプリの主な機能

今回開発したパイプライン管理アプリの主な機能は下記の通りです。

1. 案件の進捗をパイプライン管理
2. 案件登録時にフォルダ・ファイルを自動作成
3. Gmailのラベル付きメールを自動取り込み
4. メールと案件の紐づけ
5. メールの下書きを自動作成

❶案件の進捗をパイプライン管理

案件はステータス別にグループ化され、進捗状況を一目で確認できるほか、ステータス変更もすぐに可能です。
例えば、「01_連携済」⇒「02メール1通目」⇒「03 1回目作業」など、案件ごとの進捗フェーズに応じて分類し、適切なアクションを取ることが可能です。

❷案件登録時にフォルダ・ファイルを自動作成

新しい案件を登録すると、Google Driveに案件ごとのフォルダを自動作成し、必要なドキュメントをテンプレートからコピーして保存します。

これにより、ファイル管理の手間を削減し、関係者間での資料共有がスムーズになります。

❸メールの下書きを自動作成

案件の情報（会社名、担当者、締切日、添付ファイルのURLなど）をもとに、Gmailの下書きを自動作成します。
作成された下書きには、Gmailのテンプレートが適用され、適切なラベルが付与された状態で保存されます。

これにより、送信前に内容を確認できるため、誤送信を防ぐことができます。

❹Gmailのラベル付きメールを自動取り込み

Gmailで特定のラベル（例：「案件管理ラベル」）を付けたメールを自動でアプリに取り込みます。
一度取り込んだスレッドは、以降10分ごとに自動更新され、新たなメールが届くたびにリアルタイムで反映されます。手動でメールを取り込みたい場合も、ボタン1つで即時取得が可能です。

❹メールと案件の紐づけ

取り込まれたメールは、送信先やスレッドIDをもとに自動的に案件と紐づきます。

案件ごとの詳細ビューからメールを確認できるため、特定の案件に関するやり取りをスムーズに追うことができます。

導入効果・活用シーン

本アプリの導入・活用により、下記のような効果を得られました。

• 案件ごとのメール管理が自動化され、手作業での振り分けや検索の手間が大幅に削減。
• Gmailのラベルを活用したスレッド管理により、過去のやり取りも一目で把握でき、対応漏れや二重対応のミスが激減。
• また、フォルダや書類の自動生成、メールの下書き自動作成機能などの事務業務が軽減されたことで、営業マンが提案書作成や顧客対応といったコア業務に集中できるように。
• 加えて、当社がAppSheetの開発・運用研修を実施し、社員自身がアプリのカスタマイズを行える体制も整備。
• 現場からは「必要な項目をすぐに追加できるので、業務に合わせて柔軟に改善できるようになった」といった喜びの声も。

まとめ・所感

今回の事例では、AppSheetとGoogleスプレッドシート、GAS、Googleドライブ、Gmailを活用して、パイプライン管理アプリを構築しました。

特に、Appsheetはノーコードで開発できるため、その後の自社運用がしやすいという特徴があります。さらにGoogleAppscript(GAS)やGoogleドライブ、GmailといったGoogleツールとの相性も抜群に良いため、連携させることで、有料のクラウドサービスに引けを取らないツールを自社開発することが可能です。

当社では、Googleツールを活用した業務DXの支援を行っています。
「営業管理を効率化したい」「案件管理の抜け漏れを防ぎたい」など、日々の業務効率化をお考えの方は、ぜひお気軽にご相談ください。

当社ではAppsheetを含むGoogleのDX活用サポートサービスを提供しています。
今回作成したパイプライン管理アプリに関する質問も含め、Appsheetの無料相談を受け付けておりますので、興味のある方は気軽にお問い合わせくださいね。