失敗しない！Microsoft 365からGoogle Workspaceへの切り替えステップ【計画編】｜中小企業向け導入ガイド

最近、Microsoft 365や他のグループウェアから、Google Workspace（GWS）へ乗り換える企業がどんどん増えています。
特に、100名を超えるような中堅企業では、以下のような理由で「そろそろGWSに切り替えたい」と検討するケースが目立ちます。

GWSは、申し込めばすぐに使い始められる手軽さが魅力です。でも、単にシステムを切り替えただけでは、その良さを活かしきれない ことも…。
特に、すでにMicrosoft 365など別のツールを使っている場合、業務フローの整理や、社内への浸透まで考えないと「切り替えたはいいけど現場が混乱」という事態になりかねません。

当社がお客様をご支援する際におすすめしている、Google Workspace導入を成功させるためのステップは、下記の3つです。

1️⃣ 導入前の計画フェーズ
（目的整理、業務・データ移行の計画、セキュリティ対策 など）

2️⃣ 導入フェーズ
（試験運用から先行ユーザー導入、全社展開まで）

3️⃣ 導入後の運用フェーズ
（定着化支援、運用管理、活用促進）

本記事では、まず導入をスムーズに進めるための「導入前の計画フェーズ」について詳しくご紹介します。
特に、計画段階で何を整理し、どう準備しておくべきか？をわかりやすく解説します。

なお、実際の導入作業（試験運用・先行導入・全社展開）や、導入後の運用・定着化については、
続編記事【導入・運用編】にて詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください！↓

1.導入前の計画フェーズ

Google Workspace（GWS）をスムーズに導入するために、一番大事なのが“準備”のフェーズです。
特に、すでにMicrosoft 365などのグループウェアを使っている場合、計画をしっかり立てないと、
「データはどこ？」「あの業務、どのツールでやるんだっけ？」
…と、現場が混乱するリスクも。

ここでは、導入前に必ず押さえておきたい5つのポイントをわかりやすく解説します。

1.1 WBSの作成と全体スケジュールの策定

いきなりツールを切り替えるのは、ちょっと危険。
GWS導入は、**新しい業務の進め方を作る“プロジェクト”**と考えて、全体像を整理しましょう。

その時に役立つのがWBS（Work Breakdown Structure）です。
ざっくり言うと、「誰が・いつまでに・何をするか」を見える化したスケジュール表。

導入プロジェクトの全体像はこの3ステップ👇

フェーズ	期間	主な作業内容
① 計画フェーズ	1〜2ヶ月	目的整理 / 体制づくり / データ移行計画 / セキュリティ検討 / 社内周知準備
② 導入フェーズ	約3ヶ月	試験運用 / 先行ユーザー導入 / 全社導入
③ 運用フェーズ	3ヶ月〜1年	定着化支援 / 管理・セキュリティ運用 / 活用促進

ここでポイントなのは、「スピード重視で急がないこと」。
早く切り替えたい気持ちはわかりますが、現場の混乱を防ぐためには、余裕を持ったスケジュールを組む方が結果的にスムーズです。

WBSに入れておきたい“マイルストーン”

「スケジュール通り進んでいるかな？」を確認するために、**節目（マイルストーン）**を設定しましょう。

例えば👇

• GWSの契約完了
• 試験運用開始
• 先行ユーザー導入
• 全社導入・Microsoft 365完全切り替え

進捗がわかりやすくなり、関係者の安心感もアップ！
社内共有もしやすいので、ぜひ取り入れてください。

1.2 プロジェクトの目的整理と体制づくり

ツール導入でありがちなのが、「なんとなく他社がやってるから…」と始めてしまうケース。
でもこれ、後々「結局何が良くなったんだっけ？」となりがちです。

なので、まずは**“何のためにGWSを導入するのか”をハッキリさせる**ところからスタートしましょう。

よくある導入目的の例

• コスト削減：Microsoft 365のライセンス費用や運用管理の手間を減らしたい
• 業務効率化：Googleのリアルタイム共同編集で、情報共有をもっとスムーズに
• IT環境のシンプル化：ツールがバラバラになっているのをまとめたい
• リモートワークの強化：どこからでも働ける環境を整えたい

ここに、**具体的な数値目標（KPI）**をセットすると、導入後の成果が測りやすくなります。

次に、体制づくり

GWS導入はIT部門だけでは完結しません。全社的な取り組みとして、体制を整えておきましょう。

役割	主な担当
プロジェクトマネージャー	全体管理、経営層との調整
IT部門	システム設計、データ移行、セキュリティ対応
情報セキュリティ担当	アクセス制御やデータ保護ポリシーの策定
業務部門リーダー	各部門の業務整理、社員サポート
外部ベンダー	導入支援・技術サポート（必要に応じて）

定期的なミーティングで進捗を確認しながら、全社が同じ方向を向けるようにしましょう。

1.3 業務・データ移行計画の策定

GWS導入の準備で特に大事なのが、**「今の業務をどう移行するか」**をしっかり整理しておくこと。
Microsoft 365など、今まで使っていたツールにどっぷり慣れている場合、何も考えずに切り替えると、
「ファイルはどこ？」「この業務、どのツールでやるの？」と現場が混乱しがちです。

まずは、業務とツールの対応表を作ろう

具体的にどの業務を、どのGWSツールで置き換えるのか？
こんな感じで対応表を作って整理してみましょう👇

業務内容	現行（Microsoft 365など）	GWS移行後
メール	Outlook / Exchange	Gmail
スケジュール管理	Outlookカレンダー	Googleカレンダー
ファイル共有	OneDrive / SharePoint	Googleドライブ
チャット	Microsoft Teams	Google Chat
ビデオ会議	Teams	Google Meet
社内ポータル	社内Wikiなど	Googleサイト

これをやっておくだけで、
「何を、どこに、どう移すか」 が明確になりますし、
ついでに「今まで紙やExcelでやっていたこと、GWSにまとめちゃえないかな？」
…なんて業務効率化のチャンスも見えてきます。

データ移行の詳細も、詰めておこう

特に重要なのは、メール・カレンダー・ファイルの3大データ。

✅ メール移行（Gmailへ）

• 過去のメールはどこまで移す？（全期間？直近1年？）
• フォルダ構成をどうする？ → OutlookのフォルダとGmailのラベル、考え方が違うので要調整
• 連絡先（アドレス帳）の移行は？ → 手動 or 自動？

✅ カレンダー移行（Googleカレンダーへ）

• 予定はどこまで移行する？
• 部門カレンダー・会議室予約はどう設定する？
• リマインダーや繰り返し予定の互換性チェック

✅ ファイル移行（Googleドライブへ）

• どのデータを移行する？ → 不要なデータはこの機会に整理
• フォルダ構成はそのまま？新しく整理？
• 権限設定や外部共有ルールの確認

段階的に進めよう

いきなり全部移行すると現場が混乱します。
そこで、おすすめは段階的に進める方法。

フェーズ	対象	内容
試験運用	IT部門	小規模で移行テスト
先行導入	各部門の代表	業務で実際に使ってもらう
全社導入	全社員	完全移行スタート

ここまでしっかり準備すれば、「切り替えたのに使えない…！」といったトラブルは防げます。

1.4 セキュリティ実装とBCP対策

クラウドサービスは便利ですが、セキュリティ対策はしっかりやらないと危険。
GWS導入時に見落としがちなポイントを、先に押さえておきましょう！

✅ セキュリティ設定でやっておきたいこと

下記を参考にして、自社に必要な施策を優先的に取り入れましょう。

• アクセス制限
  　→ 社員が必要以上の権限を持たないように
• 二段階認証（2FA）
  　→ 不正ログインを防ぐ鉄板設定
• 外部共有の制御
  　→ Googleドライブやメールの社外共有ルールを明確に
• DLP（データ損失防止）ポリシー
  　→ 機密情報が外部に漏れないように
• ログ監視とアラート設定
  　→ 不審な動きがあれば、すぐ察知できる体制

✅ そして、忘れてはいけない「BCP対策」

Google Workspaceは安定しているとはいえ、
システム障害やトラブルはゼロじゃない ですよね。

なので、念のため最低限下記は社内で話しておきましょう。

• データのバックアップルールを決めておく
  　（Google Vaultや他のツール活用）
• オフラインでも最低限業務が続けられるよう設定
  　（Gmailやドキュメントのオフライン利用をONに）
• 緊急時の連絡手段も確保
  　（電話、別ツール、社内掲示板など）

定期的に「もし障害が起きたら？」のシミュレーションをしておくと、いざというときも安心です。

1.5 コミュニケーションプランの策定

GWS導入の成功は、「現場が混乱しないか」にかかっている と言っても過言ではありません。
特に、現場の社員がいきなり新しいツールを渡されても、
「どうやって使うの？」「何が変わるの？」と戸惑ってしまいがち。

✅ 誰に、何を、どう伝えるか？を決めよう

対象	伝える内容	方法
経営層	導入の目的・メリット	経営会議、資料説明
部門リーダー	部署への影響・対応方法	部門ミーティング、説明会
全社員	いつ、何が変わるか・操作方法	メール、社内ポータル、動画
IT部門・サポート	問い合わせ対応フロー	専用マニュアル、共有会議

✅ 情報発信はこまめに & わかりやすく

• 導入説明会
• ポータルやメールでの定期告知
• 動画マニュアル、FAQの整備
• 各部署に「GWSアンバサダー（推進担当）」を配置

✅ 導入後も“社内に根付く”仕掛けを

• GWS活用事例を社内で紹介
• 便利な使い方をシェアするキャンペーン
• 定期的なトレーニング・勉強会

「導入して終わり」ではなく、ちゃんと社内で定着させる仕掛けがポイントです。

まとめ

Google Workspace（GWS）の導入は、スピーディに切り替えられる反面、事前準備を怠ると後で必ず混乱が起きがちです。

特に、Microsoft 365など他のグループウェアから移行する場合は、業務整理・データ移行・社内の浸透までしっかり計画を立てることが成功のカギ。

この「計画フェーズ」でどこまで準備できたかが、
導入作業のスムーズさと、導入後の定着度を大きく左右します。

今回ご紹介した計画フェーズのポイント

• 導入目的の明確化
• 業務フローとデータ移行の整理
• セキュリティ方針とBCPの策定
• スケジュールと体制づくり
• 社内への情報共有とトレーニング計画

この準備をしっかり固めておけば、
導入フェーズ、そして導入後の運用フェーズも迷いなく進められるはずです。

▶️ 次の記事では、いよいよ実際の導入作業と運用フェーズについて詳しく解説しています。
ぜひ続けてご覧ください↓

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