【Google活用事例】京菓苑株式会社花ゆう様　老舗京菓子店がGoogle Workspaceで実現した、場所にとらわれない柔軟な働き方

2025年9月24日2025年9月26日

Google Workspaceの導入により、業務効率化と生産性向上を実現された京菓苑株式会社花ゆう様(京都市右京区)の事例をご紹介します。

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導入前の課題：属人化した業務とアナログな情報共有

京都市右京区に本社を構え、昭和33年の創業以来、京菓子や歳時菓子の製造・販売を手掛ける京菓苑株式会社花ゆう様。老舗和菓子店や専門店を主な取引先とし、長年にわたり日本の伝統文化を支えてこられました。

今回、メールやデータ管理、報告業務に関する課題について、弊社へご相談いただきました。

^{京菓苑株式会社花ゆう様で製造された京菓子}

【メール】特定のPCに縛られ、対応が遅れるコミュニケーション

社内外の主要なコミュニケーションツールであるメールは、特定のデスクトップPCのメールソフトからのみ確認できる状態でした。そのため、担当者が社内にいる時しかメールを閲覧できず、外出時や出張時には、顧客からの問い合わせや、取引先からの重要な連絡への対応が遅れてしまうことも少なくなかったとのことです。

今回の支援では、社内外で円滑にメールの確認・返信ができる環境の構築を希望されていました。

【データ管理】PCへのローカル保存による、属人化と業務の遅延

見積書や商品企画書といったデータは、すべて各担当者のPC内のローカルフォルダに保存されていました。担当者不在時には他の社員が必要なデータにアクセスできず、業務推進に時間を要することがありました。

そのため、各担当者が社内外から安全に共有データを保存・確認できる環境の構築を希望されていました。

【報告業務】紙媒体による非効率な業務フロー

営業担当者の日報は、すべて紙で作成され、上長へ手渡しで報告されていました。外出の多い営業担当者は、帰社してから日報を作成するため、残業時間の増加にも繋がっていました。

さらに、上長が出張などで不在の場合には、承認プロセスが滞り、迅速な意思決定の妨げとなっていました。外出先からでも報告業務を行える体制が必要でした。

解決策：Google Workspaceの導入で、いつでもどこでも働ける環境へ

Google Workspace導入支援の様子(左：花ゆう小島社長、右：サクモフ共同代表諸隈)

これらの課題を解決するため、Google Workspaceの導入をご提案しました。

Google Workspaceは、Gmail、Googleドライブ、Googleドキュメント、Googleカレンダー、Google MeetなどのGoogleが提供するビジネス向けツールが統合された、クラウド型のグループウェアです。

【メール】Gmail導入で、リアルタイムなコミュニケーションを実現

まず、メール環境をデスクトップPCのOutlookから、クラウドベースの法人用Gmailへと完全に移行しました。これにより、特定のPCという「場所」の制約から解放され、ノートPCやスマートフォン、タブレットなど、インターネットに接続されたあらゆる端末から、いつでも安全にメールを確認・送受信できる体制を構築。

外出先や移動中でも顧客対応が可能となり、コミュニケーションの速度と質が劇的に向上しました。

【データ管理】Googleドライブで、情報資産を安全に一元化・共有

次に、各PCのローカルフォルダに散在していたデータを、クラウドストレージであるGoogleドライブに移行し、管理できる体制を構築しました。担当者の在席状況にかかわらず、権限を持つ誰もが必要なデータへアクセスできるようになりました。

業務の引き継ぎや共同作業がスムーズになり、これまで担当者不在時に発生していた業務の遅延が解消できました。また、ファイルやフォルダ単位でアクセス権限を細かく設定できるため、セキュリティを担保しながら、円滑な情報共有ができるようになりました。

【報告業務】Googleドキュメントで、日報作成・承認プロセスを効率化

紙で運用していた営業日報は、Googleドキュメントで作成・報告するフローに変更しました。テンプレートを活用することで、誰でも簡単に見やすい日報を作成できるだけでなく、コメント機能を使えば、上長は外出先からでも内容の確認やフィードバック、承認をリアルタイムで行えるようになりました。

報告業務にかかる時間が大幅に短縮され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになりました。

導入後の成果：情報共有の迅速化と生産性向上を実現

Google Workspace を導入した結果、京菓苑株式会社花ゆう様は、以下のような効果を得られ、場所を選ばない柔軟な働き方を実現されました。

顧客対応力の強化: いつでもどこでもメールやデータを確認できることで、顧客へのレスポンスが格段に速くなり、顧客満足度の向上に繋がりました。
業務の標準化と継続性の確保: データが個人PCからGoogleドライブに集約されたことで、業務の属人化が解消。担当者不在時でも他の社員が対応可能となり、事業の継続性が高まりました。
報告業務の効率化: 営業日報をGoogleドキュメントで運用することで、作成から承認までの時間が短縮され、生産性が向上しました。

お客様の声（京菓苑株式会社花ゆう代表取締役小島崇平様）

Google Workspaceの導入により、これまで当たり前だと思っていた非効率な業務が改善され、社員一同、その効果を実感しています。特に、外出先からでも必要な情報にアクセスできるようになったことは、営業活動において大きなメリットとなっています。今後は、アプリの制作などさらなる活用を進め、全社的な業務効率化を目指していきたいと考えています。