低コスト・お手軽に！Google Workspaceで始めるプチDX【中小企業向け】

「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉を聞くと、どんなイメージを持ちますか？
「大企業がやるもの」「システム導入に莫大な費用がかかる」「ITの専門知識が必要」――そんなふうに感じる方も多いのではないでしょうか？

しかし、DXには「いきなり大規模な改革をしなければならない」という決まりはありません。
むしろ、中小企業こそ「手軽に・低コストで・今ある業務を改善する」ことからDXを始めるのが現実的です。

このような「小さなDX」、つまり “プチDX” を実現するために、当社では Google Workspace の活用を提案しています。
そして、この プチDXとは、経済産業省が定義する「デジタライゼーション（アナログデータや業務プロセスの一部をデジタル化すること）」 に相当する概念です。

本記事では、 Google Workspaceを活用して、誰でも簡単に始められる「プチDX」の方法 をご紹介します。
「DXに興味はあるけど、何から始めたらいいか分からない」という方は、ぜひ参考にしてみてください。

当社でもGoogle活用の支援を行っています。興味のある方はどうぞ↓

＼Googleツールを徹底活用したDX／

2. なぜGoogle Workspaceなのか？

GoogleWorkspaceがなぜプチDXにおすすめなのか、説明します。

DXは「バラバラな業務を一か所に集約」することから

DXを進めるうえで、多くの中小企業が抱える課題の一つが 「情報の分散」 です。
例えば、こんな経験はありませんか？

• 社内のデータが紙、エクセル、メールなどバラバラに管理されていて探すのが大変
• 最新の資料がどこにあるのか分からず、常に「最新版どこ？」と確認が必要
• 社外から業務データにアクセスできず、出先で仕事が進まない

これらの課題を解決し、スムーズな業務運営を実現するのが Google Workspace です。

Google Workspaceが「プチDX」に最適な理由

✅ 1. 低コストで導入できる

Google Workspaceは 1人あたり月額1,760円～ という手頃な価格で利用できます。
サーバーの管理も不要で、初期費用もほとんどかかりません。

✅ 2. すべての業務を「一か所」に集約

メール、ファイル管理、スケジュール調整、オンライン会議、タスク管理…
業務に必要なツールが すべてGoogle Workspace内で完結 します。
「どこに何があるか分からない！」という悩みがなくなり、情報共有がスムーズになります。

✅ 3. PCでもスマホでも、いつでも・どこでも使える

Google Workspaceは クラウドベース なので、PC・スマホ・タブレットなど どの端末からでもアクセス可能 です。
出張先や在宅勤務中でも、オフィスと同じように仕事ができます。

✅ 4. IT管理の負担が少ない

ソフトウェアのインストールや更新作業が不要で、常に最新バージョンを自動適用 してくれます。
また、データのバックアップやセキュリティ管理もGoogleが行うため、社内のIT担当者の負担が大幅に軽減されます。

Google Workspaceを導入すれば、業務のムダを省き、少ない手間とコストでDXを実現 できます。
次の章では、実際にどのように活用できるのか 具体的な事例 をご紹介します。

3. 具体的な活用事例（基本編）

「Google Workspaceって便利そうだけど、実際にどんな業務で使えるの？」
ここでは、 すぐに実践できる基本的な活用事例 をご紹介します。

📌 活用事例①：Google ドキュメント・スプレッドシート・スライドで資料作成や共有を効率化

WordやExcelを使って資料を作成する際、メールでファイルを送るたびに「最新版」が更新され、管理が煩雑になることがあると思います。また、複数人での編集時に、どのファイルが最新なのかを確認したり、全員の作業分をマージする手間が発生します。

❌ 従来のやり方

• WordやExcelで作成したファイルをメールで共有
• 誰かが修正を加えるたびに「最新版」として別名保存
• どれが最新のファイルか分からなくなる

✅ Google Workspaceなら？

• Google ドキュメント（Wordの代替）やスプレッドシート（Excelの代替） を使えば、リアルタイムで共同編集 可能
• 変更履歴がすべて残る ので、過去のバージョンに戻すこともできる

📌 実践例①：

打ち合わせの議事録をGoogleドキュメントで作成し、全員で同時編集しながら、打合せが可能です。関連資料やタスクの設定もドキュメント上で可能です。

📌 実践例②：

サービス資料のスライドなどを不特定多数に共有する場合、共有先には権限共有のみ渡し、編集権限は自分だけにするなど、管理・共有が効率化します。

📌 活用事例②：Google ドライブでファイル管理をシンプルに

社内で資料やファイルを管理する際、担当者ごとに保存場所が異なっていたり、共有フォルダが整理されていないと、必要なデータを見つけるのに時間がかかることがあります。

特に複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、「最新のファイルがどこにあるのか分からない」「ファイル名で検索しても見つからない」といった状況が発生しやすく、業務の非効率につながります。

❌ 従来のやり方

• 会社の共有フォルダに保存しているが、フォルダが複雑化して迷子になる
• ファイル名で検索しても、なかなか見つからない
• 社外からアクセスできず、必要なときに資料を開けない

✅ Google Workspaceなら？

• Google ドライブ に保存すれば、PC・スマホどこからでもアクセス可能！
• 強力な検索機能 で、ファイル名だけでなく中身の文章 からも検索できる
• フォルダの共有権限を細かく設定 できるので、社内外の関係者とスムーズに共有

📌 実践例：

Google ドライブを活用することで、ファイルの管理と検索が格段にスムーズになります。
すべての資料をGoogle ドライブ上に保存し、適切なフォルダ構成を設定することで、チーム全員がどこに何があるかを簡単に把握できる環境 を整えられます。

また、Google ドライブの強力な検索機能 を活用すれば、ファイル名だけでなく、ファイル内のテキスト からも検索が可能です。

📌 活用事例③：Gmail & Google カレンダーで業務の見える化

社内のスケジュール調整や情報共有がメールや個別のカレンダーに依存していると、業務の見通しが悪くなります。

「重要なメールが埋もれてしまう」「会議の日程調整に何度もメールのやり取りが発生する」「メンバーの予定が分からず、スケジュール調整に時間がかかる」といった課題が生じ、業務効率が低下する要因になります。

❌ 従来のやり方

• 会議の日程調整に何度もメールのやり取りが発生
• メールが埋もれて、重要な連絡を見落とす
• 個人の予定が見えないため、調整が難しい

✅ Google Workspaceなら？

• Google カレンダー でメンバーの空き時間を見ながら 予定を調整できる
• Gmailとカレンダーが連携 しているので、メールから直接予定登録可能
• 重要なメールにラベルを付けて管理 すれば、大事な連絡を見逃さない

📌 実践例①：

Gmailのラベル機能や検索機能を活用することで、重要なメールを分類・整理し、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
また、メールのスレッド表示機能を使えば、やり取りの流れを一目で把握でき、対応漏れを防ぐことができます。

📌 実践例②：

Google カレンダーをチームで共有することで、メンバーの予定を可視化し、スムーズなスケジュール調整が可能になります。
また、会議の予定を登録すると自動で招待メールが送信され、リマインド通知も設定できるため、予定の確認作業を効率化できます。

4. 具体的な活用事例（応用編）

基本的な活用方法だけでも十分な業務改善ができますが、さらに一歩進んで 「ノーコード・ローコード開発」 を活用すると、業務の自動化やデータ活用が可能になります。

「ITの知識がないと難しいのでは？」と思うかもしれませんが、Google Workspaceにはノーコード・ローコードで簡単に業務アプリを作れる仕組み（Appscript、Appsheet）があります。

ここでは 「実際にどんな業務を自動化できるのか？」 具体的な事例をご紹介します。

📌 活用事例①：営業管理アプリで顧客対応をスムーズに

営業担当者ごとに顧客情報を個別に管理していると、チーム全体で情報を共有するのが難しくなります。
「商談の進捗状況が分からない」「対応履歴が属人化してしまい、引き継ぎがスムーズにできない」「フォローが必要な案件を見落としてしまう」といった課題が発生し、結果として機会損失につながることもあります。

❌ 従来のやり方

• 営業担当が個別にエクセルで顧客情報を管理
• 進捗状況がチーム内で共有されず、情報が属人化
• 重要なフォローを忘れることがある

✅ Google Workspaceなら？

• スプレッドシート+Google Apps Script を使い、簡単な営業管理アプリを構築！
• Google カレンダーと連携 し、営業活動のスケジュールを自動登録
• LINE通知と連携 すれば、「次回のアクション」を忘れずに対応

📌 活用事例②：要領書管理アプリで社内マニュアルをデジタル化

業務マニュアルや作業手順書が紙ベースで管理されていると、最新版を確認するのに時間がかかったり、誤った情報で業務を進めてしまうリスクが生じます。
特に複数の拠点や部署がある場合、「必要な資料が手元にない」「更新されたことに気づかず古い手順で作業してしまう」といった問題が発生しやすくなります。

❌ 従来のやり方

• 各部署がそれぞれ紙のマニュアルを管理
• 変更があるたびに紙を印刷し直す手間が発生
• 最新版がどれか分からず、誤った手順で作業することも

✅ Google Workspaceなら？

• Google ドライブを活用 して、すべてのマニュアルをデータ化
• ノーコードツール（AppSheetなど）で「要領書管理アプリ」を作成
• 社内の誰でもPC・スマホから最新のマニュアルを閲覧可能！

📌 活用事例③：品質チェックアプリでミスを削減

品質チェックを紙のチェックリストで管理していると、手書きのミスが発生しやすく、記録をエクセルに転記する手間が増えてしまいます。
また、データが一元管理されていないため、「どの工程で問題が発生したのかを分析するのに時間がかかる」「過去の記録をさかのぼるのが大変」といった課題が発生します。

❌ 従来のやり方

• 紙のチェックリストを使って検品作業を実施
• 記録データをエクセルに手入力して集計
• トラブル発生時の原因分析に時間がかかる

✅ Google Workspaceなら？

• Google フォームを活用 して、タブレットやスマホで検品作業をデジタル化
• スプレッドシートと連携 し、リアルタイムでデータを集計
• ダッシュボード（Looker Studio）を作成 すれば、品質の傾向分析が簡単に

📌 活用事例④：パイプライン管理アプリで業務進捗を「見える化」

案件ごとの進捗状況がエクセルや個別のメモで管理されていると、チーム全体での情報共有が難しくなります。
「どの案件が今どのフェーズにあるのかが分からない」「業務の優先度を適切に判断できない」「進捗遅れが発生しても、早めに対応できない」といった課題があり、結果として業務の停滞を引き起こすことがあります。

❌ 従来のやり方

• 進捗状況を個別のエクセルで管理し、情報共有にタイムラグが発生
• メールでやり取りしているため、情報が埋もれる
• スケジュールの遅れを事前に察知できない

✅ Google Workspaceなら？

• 案件登録時にフォルダ・ファイルを自動作成し、管理を効率化
• パイプライン管理で案件の進捗を可視化し、業務をスムーズに
• Gmailのラベル付きメールを自動取り込みし、案件と紐づけ
• メール下書きを自動作成し、送信ミスを削減

Google Workspaceの ノーコード・ローコード開発 を活用すれば、ITの専門知識がなくても業務の効率化が可能です。
次の章では、「今日からできるプチDX 3ステップ」 をご紹介します。

5. 今日からできる「プチDX」3ステップ

「DXを進めたいけれど、何から手をつければいいのか分からない…」
そんな方でも、Google Workspaceを活用した「プチDX」なら、すぐに始められます！

ここでは 今日から実践できる3つのステップ をご紹介します。

ステップ①：まずはGoogle Workspaceを試してみる

GWSが業務で使えるかどうか、実際に触れて確かめ、社内で検討します。

✅ Google Workspaceには 無料トライアル があります。
✅ 最初は Gmail、カレンダー、ドキュメント、スプレッドシート などの基本機能を試してみましょう。
✅ チーム内で 「これなら使えそう！」という業務を見つける のがポイント。

ステップ②：既存業務をデジタル化してみる

紙やエクセルで行っていた業務を、クラウド環境（GWS）に移行します

✅ まずは簡単な業務からデジタル化 しましょう。
✅ 紙の報告書 → Googleフォームに変更 すれば、データ集計が自動化！
✅ エクセルの管理表 → Googleスプレッドシート に移行すれば、複数人で同時編集可能！

ステップ③：業務を自動化して、DXを加速させる！

GWSでのノーコード・ローコード開発を活用し、さらに業務効率をアップしましょう。

✅ Google Apps ScriptやAppsheetといったロー/ノーコードツール を使えば、業務をさらに効率化！
✅ Googleカレンダー＆LINEを連携 すれば、アポイントのリマインドを自動化。
✅ Googleスプレッドシート＋Google Apps Script で、進捗管理の自動更新も可能！

まとめ：DXは小さく始めるのが成功のカギ！

「DX＝大掛かりなITシステムの導入」と思われがちですが、実は 「足元の業務改善」から始めるのが重要 です。
Google Workspaceを活用すれば、コストを抑えつつ、今すぐできるDX を実現できます。

今日からできる3ステップを実践し、DXの第一歩を踏み出しましょう。

Google Workspaceの活用について、一度プロに相談してみたい方は、ぜひ弊社のサービスをご利用ください。

＼Googleツールを徹底活用したDX／