【初心者向け】Google WorkspaceとGoogleアシスタントの連携で仕事を効率化しよう！

みなさん、こんにちは。

Googleアシスタントというバーチャルアシスタントアプリを知っていますでしょうか。

Googleアシスタントは、「OK Google」と話しかけるだけで、手がふさがっているときでも簡単に情報を確認したり、予定を管理したりできる非常に便利なアプリです。既に活用されている方も多くいるかと思います。

実は、この便利な「Googleアシスタント」は同じく Googleが提供するコラボレーションツール「Google Workspace」とも連携可能となっています。2サービスを連携することで業務中のスケジュール管理や会議の設定などGoogle Workspace上の様々な業務がスムーズに行えるようになり、作業効率を大幅にアップさせることができます。

本記事では、GoogleアシスタントとGoogle Workspaceを連携する方法や具体的な活用例をご紹介します。

なお、弊社ではGoogle Workspaceを活用した社内のDX化支援を行っています。
Google Workspaceを活用した社内業務の効率化について、一度プロに相談してみたい方は、ぜひ弊社のサービスをご利用ください。

＼Googleツールを徹底活用したDX／

Googleアシスタントとは

Googleアシスタントは、Googleが提供する音声アシスタントアプリです。スマートフォン、スマートスピーカー、スマートウォッチなどで「OK Google」と話しかけると、必要な情報を教えてくれたり、音声で操作ができたりします。
※アップル製品などで「Googleアシスタント」が標準搭載されていない場合、アプリをダウンロードして使う必要があります

Googleアシスタントは、Google Workspaceと連携することで、ビジネスシーンでも活用できるようになります。例えば、カレンダーの予定を作成したり、会議にダイヤルインしたりといった操作が声だけで可能になります。これにより、デバイスを手動で操作する時間を節約でき、業務効率が向上します。

Google Workspaceとは

Google Workspaceは、社内のコミュニケーション・コラボレーション（共同作業）業務を包括的にサポートしてくれる心強いサービスです。

GmailやGoogle Meetなど、普段からよく使うGoogleの機能に加え、ドキュメントやスプレッドシート、 Googleドライブ等のGoogleの複数サービスを一挙に活用することができます。

ひとつひとつのアプリケーションに課金するのではなく、Google Workspaceをスタートすれば、下記のアプリケーションを全て利用でき、業務を大幅に効率化できる画期的なサービスとなっています。

GoogleアシスタントとGoogle Workspace連携による活用例

GoogleアシスタントとGoogle Workspaceを連携すると、例えば、以下のようなシーンで活用できます。

• 運転中に会議室の空き状況を確認
  「明日の午後3時に会議室が空いているか教えて」と声をかけるだけで、アシスタントがカレンダーから空き状況を確認して教えてくれます。これにより、移動中でもスケジュール調整が可能です。
• 作業中のスケジュール管理
  手が離せない作業中に「明日の午前10時にカレンダーにミーティングを登録して」と頼むだけで、予定が自動でカレンダーに登録されます。
• カレンダーの管理
  Googleアシスタントを使えば、予定の作成、キャンセル、再設定が簡単に行えます。また、会議の予定をキャンセルし、参加者にその旨をメールで送るよう指示することも可能です。
• 会議にダイヤルイン
  「会議に参加する」と話しかければ、指定された会議URLや電話番号に直接接続できます。
• メールの送信
  「連絡先にメールを送信」と言えば、登録された連絡先にメッセージを送ることができます。急ぎの連絡をしたいときに便利です。

ただし、GoogleアシスタントとGoogle Workspaceを連携し、便利な機能を活用する際には、情報漏洩リスクも考慮する必要があります。特に機密性の高い情報を扱う場合は、事前に管理者と相談して導入を検討するのがよいでしょう。

GoogleアシスタントとGoogle Workspaceの連携方法

以下の手順で、Google Workspaceの管理コンソールからGoogleアシスタントとGoogle Workspaceを連携することができます。

1.Google管理コンソールにログイン
　管理者アカウントでGoogle管理コンソールにログインします。

2.「その他のGoogleサービス」を選択
　管理コンソールのメニューからメニューから「アプリ」>「その他のGoogleサービス」を選択します。

3.「検索とアシスト」を選択する
「その他のGoogleサービス」内の「検索とアシスト」セクションを選択します。

４.「検索とアシスト」をオンにする
以下の手順で「検索とアシスト」をオンにします。
①まずは、「サービスのステータス」を選択し、オンにします。

②次に、「ユーザーが Google アシスタントを使って Google Workspace のデータとサービスにアクセスする」を選択し、オンにします。

上記設定が完了すると、GoogleアシスタントがGoogle Workspaceと連携して利用できるようになります。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回はGoogleアシスタントとGoogle Workspaceを連携する方法や具体的な活用例を紹介しました。

GoogleアシスタントとGoogle Workspaceを連携することで、カレンダーや会議の管理が音声だけで可能となり、業務効率が大幅に向上します。特に、移動中や作業中といったデバイス操作が難しいシチュエーションで、その真価を発揮します。

Google Workspaceの活用で社内のDX化を進め、ビジネスのさらなる発展を目指しましょう。
社内のDX化に関して「自社では対応できない」と感じた場合は、専門家から支援を受けるのもおすすめです。

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