【初心者向け】Google Workspace管理者必見！ユーザー追加・削除とライセンスの割り当て・削除方法をわかりやすく解説！

みなさん、こんにちは。

Google Workspaceを利用している企業では、ユーザーの追加や削除、ライセンスの管理が日常的な業務となります。しかし、初めての方にとっては、管理画面の操作方法が分かりづらいと感じることもあるかと思います。

今回は、Google Workspaceの管理者向けに、ユーザーの追加や削除、ライセンスの割り当てや削除の手順を分かりやすく解説します。

なお、弊社ではGoogle Workspaceを活用した社内のDX化支援を行っています。
Google Workspaceを活用した社内業務の効率化について、一度プロに相談してみたい方は、ぜひ弊社のサービスをご利用ください。

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Google Workspaceとは

Google Workspaceの概要

Google Workspaceは、社内のコミュニケーション・コラボレーション（共同作業）業務を包括的にサポートしてくれる心強いサービスです。

GmailやGoogle Meetなど、普段からよく使うGoogleの機能に加え、ドキュメントやスプレッドシート、 Googleドライブ等のGoogleの複数サービスを一挙に活用することができます。

ひとつひとつのアプリケーションに課金するのではなく、Google Workspaceをスタートすれば、下記のアプリケーションを全て利用でき、業務を大幅に効率化できる画期的なサービスとなっています。

ユーザーとライセンスの違いについて

Google Workspaceでは、ユーザーとライセンスは異なる概念として扱われます。この違いを正確に理解しておくことで、管理業務を効率化し、無駄なコストを防ぐことができます。以下でそれぞれの役割と特徴を詳しく解説します。

ユーザーとは

「ユーザー」とは、Google Workspace内でサービスを利用する個々のアカウントを指します。

• 各ユーザーは独自のGoogleアカウント（例：name@company.com）を持ち、メール、カレンダー、ドライブなどのGoogle Workspace機能にアクセスできます。
• 組織内の従業員やチームメンバーに対応し、ユーザーの追加や削除は管理者が行います。

例:
新入社員のアカウントを作成する際、まず「ユーザー」を追加し、基本情報（氏名、メールアドレスなど）を設定します。この段階では、まだGoogle Workspaceのサービスは利用できません。

ライセンスとは

「ライセンス」とは、Google Workspaceの各プランを利用するための利用権を指します。

• ユーザーがGoogle Workspaceの各種機能（メール、カレンダー、Google Meetなど）を利用するためには、ライセンスを割り当てる必要があります。
• ライセンスは、Google Workspaceのプラン（例：Business Starter、Business Standard、Enterprise）ごとに異なります。

例:
新しいユーザーを作成した後、ライセンスを割り当てることで、そのユーザーがGoogle Workspaceの機能を利用できるようになります。

ユーザーとライセンスの違いのまとめ

ユーザーとライセンスの違いをまとめると、以下の通りです。

項目	ユーザー	ライセンス
意味	Google Workspaceを利用する個々のアカウント	Google Workspaceの機能を利用するための権利
役割	メールやカレンダーの利用者を表す	利用者に機能を提供する利用契約
管理対象	アカウント情報（名前、メールアドレスなど）	Google Workspaceプランごとの契約
操作方法	管理画面から追加・削除可能	必要に応じて割り当て・解除可能

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ユーザー追加の方法

Google Workspaceで新しいユーザーを追加するには、以下の手順を実施します。

1.Google管理コンソールにログイン
管理者権限を持つアカウントでGoogle管理コンソールにログインします。

2.管理画面に遷移
画面右上にある9つの丸が並んだアイコンをクリックし、「管理」を選択します。

3.「ユーザー」を選択
管理画面が開いたら、左側メニューの「ディレクトリ」から「ユーザー」を選択してください。

4.新しいユーザーを追加
ユーザー一覧ページの上部に表示される「新しいユーザーの追加」ボタンをクリックします。
必要な情報（氏名、メールアドレスなど）を入力し、「新しいユーザーの追加」をクリックします。

5.ライセンスの確認
ユーザー追加後のライセンス付与は契約方法によって異なります。

• Googleと直接契約している場合
  ユーザー作成と同時にライセンスが自動的に付与され、Google Workspaceの利用が即座に可能になります。
• Googleパートナー経由で契約している場合
  ユーザー作成後、ライセンスを手動で割り当てる必要があります。この作業を怠ると、ユーザーがGoogle Workspaceの機能を利用できないため注意が必要です。

ライセンス割り当て方法

パートナー経由で契約している場合は、ユーザー作成後にライセンスの割り当てが必要です。

以下の手順に従ってください。

1.割り当てるユーザーを選択
ユーザー一覧から、ライセンスを割り当てたいユーザーをクリックして選択します。

2.ライセンスの割り当てを実施
選択したユーザーの詳細画面で、上部に表示される「ライセンスの割り当て」をクリックします。

3.Google Workspaceを選択
表示される画面で、ライセンスを付与するGoogle Workspaceプランを選択し、「割り当て」をクリックします。

4.割り当て完了の確認
操作が成功すると、ライセンスが付与され、ユーザーがそのプランにアクセスできるようになります。

ユーザー削除の方法

不要になったユーザーを削除する際の手順は以下の通りです。

1.削除したいユーザーを選択
管理画面で「ユーザー」のセクションを開き、削除したいユーザーにカーソルを合わせます。

2.「その他オプション」を選択
ユーザーの横に表示される「その他オプション」をクリックし、「ユーザーの削除」を選びます。

3.削除内容の確認
表示される画面で必要な情報を確認し、削除を実行します。これにより、選択したユーザーのアカウントが削除されます。

ライセンス削除の方法

ライセンスを削除する際には、以下の手順を実施します。

1.ライセンス削除対象のユーザーを選択
管理画面で対象ユーザーを選びます。

2.「その他オプション」からライセンス削除を選択
ユーザー詳細画面で「その他オプション」をクリックし、「ライセンスを削除する」を選びます。

3.ライセンス削除を実行
Google Workspaceライセンスを選択し、「削除」をクリックします。これにより、ライセンスの削除が完了します。

4.【留意事項】請求内容の確認
ライセンスの割り当て変更は即時に請求に反映されない場合があるため、しばらく経ってから確認することをお勧めします。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回はGoogle Workspaceの管理者向けに、ユーザーの追加や削除、ライセンスの割り当てや削除の手順を紹介しました。

Google Workspaceのユーザー追加や削除、ライセンス管理は、契約方法によって手順が異なる点に注意が必要です。特に、Googleパートナー経由で契約している場合、ユーザー作成後にライセンスの手動割り当てが必要となります。このような運用の違いを把握することで、ミスを防ぎ、管理業務を効率化できます。

本記事を参考に、Google Workspaceをより便利に活用いただけると幸いです。

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