Gmailの代理アクセス機能とは？メールの委任設定と活用法を徹底解説！

みなさん、こんにちは。

日々のメール業務を行う際、「ちょっと代理でメールを確認・送信してほしい」と思ったとき、パスワードを共有して対応している方もいるかもしれません。しかし、パスワードの共有は重大なセキュリティリスクを伴い、情報漏洩の原因にもなり得ます。

Google Workspaceに搭載されているメールツールGmailには、自分の受信トレイのアクセス権を他のユーザーに付与し、メールの確認や送信を代行してもらえる「代理アクセス（メール委任）」の機能が備わっています。本機能を使えば、安全に他のユーザーへメール業務を委任でき、パスワードを共有する必要もないため、非常におすすめです。

本記事では、Gmailの代理アクセス機能の概要から具体的な設定手順、実際の活用例、そしてセキュリティ上の注意点まで詳しく解説します。

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Gmailの代理アクセス（メール委任）機能とは？

Gmailの代理アクセス機能とは、自分のメールアカウントを他の人に委任し、メールの閲覧・送信・返信などを代行してもらうことができる機能です。

この機能を使えば、以下のようなシーンで役立ちます。

• 秘書が上司のメールを管理し、重要なメールの整理や返信を行う
• 出張や休暇中のメール対応を同僚やアシスタントに任せる
• チームで共有するメールアカウントを複数人で管理する

適切に設定することで、業務の効率を向上させながら、セキュリティリスクを最小限に抑えることが可能です。

Gmailの代理アクセスを設定する方法

Gmailの代理アクセス機能を利用するには、以下の3つのステップが必要です。

1. 管理コンソールで代理アクセス機能を有効化する（Google Workspace管理者）
2. 委任元（アクセスを許可する側）が委任先を追加する
3. 委任先（代理でメールを操作する側）が承認する

順番に詳しく解説します。

代理アクセス機能を有効化する（Google Workspace管理者）

Google Workspaceでは、管理者が代理アクセス機能を有効化しないと、組織内のユーザーがこの機能を利用できません。

<設定手順>
1.Google管理コンソールにログイン
2.[アプリ] → [Google Workspace] → [Gmail]をクリック

3. [ユーザー設定] をクリック

4.[メールの委任] をクリックし、[ドメイン内の他のユーザーにメールボックスへのアクセスを委任できるようにする] にチェックを入れる。必要に応じて送信者情報の表示設定を選択し、[保存] をクリック

これで、組織内のユーザーが代理アクセスを設定できるようになります。

委任元（アクセスを許可する側）の設定

次に、委任元（アクセスを許可する側）の設定を行います。

<設定手順>
1.Gmailにログインし、右上の歯車アイコンをクリックし、[すべての設定を表示] を選択

2.[アカウント] タブを開き、[アカウントへのアクセスを許可] セクションで [別のアカウントを追加] をクリック

3.委任する相手のメールアドレスを入力し、[次のステップ] をクリック

4.アクセス権限を選択し、[メールを送信してアクセスを許可] をクリック

これで、委任元（アクセスを許可する側）の設定は完了です。追加されたメールアドレスは、委任先が承認するまで「保留中」と表示されます。

委任先（代理で操作する側）の設定

最後に、委任先（代理で操作する側）の設定を行います。

<設定手順>
1.委任元からのメールを確認し、「このリクエストを承認する場合は、下記のリンクをクリックしてください」を選択
2.承認画面で [確認] をクリック
3.設定完了まで最大30分程度待つ

設定が完了すると、委任先のユーザーは、Gmailのアカウント切り替えメニューから委任元のアカウントにアクセスできるようになります。

Gmailの代理アクセス機能の活用例

Gmailの代理アクセス機能を活用すれば、日々のメール対応の負担を軽減し、より重要な業務に集中することができます。

ここでは、具体的な活用シーンをいくつか紹介します。

秘書やアシスタントにメール管理を任せる

多忙なビジネスパーソンにとって、毎日のメール処理は大きな負担となります。

特に、重要なメールを見逃さず、迅速に対応することが求められる場面では、秘書やアシスタントにメール管理を委任するのが効果的です。以下のような対応を行ってもらうことが考えられます。

• 重要なメールの振り分け・ラベル分け
• 定型文を活用した迅速な返信対応
• スケジュール調整のメール対応

出張中のメール対応を同僚に任せる

出張中は、移動や商談の合間にメールをチェックする時間が限られています。しかし、重要な案件の連絡を見逃すことは避けたいものです。そんなときに活用できるのが、Gmailの代理アクセス機能です。信頼できる同僚にメールの確認や対応を任せることで、出張先でも安心して業務に集中できます。以下のような対応を行ってもらうことが考えられます。

• 緊急メールへの迅速な対応
• 必要な資料の送付
• 出張期間中の自動返信の設定

休暇中のメール対応を代行してもらう

休暇を取る際、業務の進行に支障が出ないようにするために、メール対応を誰かに引き継ぐことが重要です。Gmailの代理アクセス機能を使えば、信頼できる同僚やチームメンバーにメール管理を任せ、安心して休暇を過ごすことができます。以下のような対応を行ってもらうことが考えられます。

• 不要なメールの削除・整理
• 重要なメールの転送・対応
• 顧客や取引先へのフォローアップ

Gmailの代理アクセスを設定する際の注意点

Gmailの代理アクセス機能は便利ですが、不適切な設定や管理を行うと、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まる可能性があります。

ここでは、代理アクセス機能設定時に気をつけるべき点を解説します。

信頼できる人にのみ委任する

代理アクセスを許可すると、メールの閲覧・送信・削除が可能になります。情報漏洩を防ぐため、信頼できる人にのみアクセスを許可しましょう。

外部ユーザーには委任できない

メールの代理アクセスは、同じGoogle Workspace組織内のアカウントにのみ設定できます。外部のGmailアカウントや他の企業のユーザーには委任できません。

セキュリティ対策を徹底する

委任先のアカウントが乗っ取られた場合、委任元のメールにも不正アクセスされる可能性があります。
二段階認証の設定やパスワードの管理を徹底 し、セキュリティを強化しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。今回は、Gmailの代理アクセス機能の概要から具体的な設定手順、実際の活用例、そしてセキュリティ上の注意点まで詳しく解説しました。

Gmailの代理アクセス（メール委任）機能を活用することで、メール管理の効率を向上させ、重要な業務により集中できる環境を整えることができます。

もし「Gmailの管理を効率化したい」「他の人にメール対応を任せたい」と考えているなら、ぜひこの機能を活用してみてください！

社内のDX化に関して「自社では対応できない」と感じた場合は、専門家から支援を受けるのもおすすめです。

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