失敗しない！Microsoft 365からGoogle Workspaceへの切り替えステップ【導入・運用編】｜中小企業向け導入ガイド

Google Workspace（GWS）を導入しようと考えたとき、
「どこから手をつければいいのか？」
「いきなりシステムを切り替えて大丈夫？」
と、悩む企業も多いのではないでしょうか。

特に、Microsoft 365など、すでに別のグループウェアを使っている中堅〜中小企業にとっては、
単なるツールの切り替え以上に、業務フローや社内環境をどう整えるかが重要なポイントになります。

そこで、GWS導入をスムーズに進めるために、私たちは 3つのフェーズに分けて考えることをおすすめしています。

Google Workspace導入の3つのステップ

1️⃣ 導入前の計画フェーズ
（目的整理・体制づくり・業務/データ移行計画・セキュリティ対策 など）

2️⃣ 導入フェーズ
（試験運用 → 先行ユーザー導入 → 全社展開）

3️⃣ 導入後の運用フェーズ
（定着化支援・運用管理・継続的な改善）

このうち、最も重要なのは「導入前の計画フェーズ」。
しっかりと準備ができていれば、その後の導入・運用はぐっとスムーズになります。

▶️ 計画フェーズの詳細は、こちらの記事で詳しく解説しています。↓

本記事では、計画が整ったあとの 「導入フェーズ」「導入後の運用フェーズ」 にフォーカスし、
具体的にどのように導入作業を進め、導入後にどう運用・定着させていくか を、わかりやすくご紹介します。

2. 導入フェーズ

導入前の準備が整ったら、いよいよGoogle Workspace（GWS）を実際に社内で使い始めるステップです。

とはいえ、ここでいきなり「今日から全員GWSに切り替え！」とすると、
現場はどうしても戸惑いや混乱が起きがち…。

特にMicrosoft 365など、別のグループウェアを長く使っていた場合はなおさら慎重に進めたいところです。

そこで導入フェーズでは、以下の3ステップで段階的に進めていくのがおすすめです。

導入フェーズの進め方

1️⃣ 試験運用（0〜30日）
まずはIT部門や一部の先行ユーザーで環境を整え、テスト的に使ってみます。

2️⃣ 先行ユーザー導入（31〜60日）
次に、各部署の代表者やキーマンに先行導入し、実際の業務での使い勝手を確認。

3️⃣ 全社導入（61〜90日）
最後に、全社的に完全移行します。

この流れで進めることで、
トラブルの早期発見 → 調整 → 安全に全社展開
という安心の流れを作ることができます。

それでは、各ステップを詳しく見ていきましょう。

2.1 試験運用（0〜30日）

まずはIT部門や一部ユーザーで小さく試してみる期間。

ここでの目的は、
「GWSがちゃんと動くか」「現場で困りそうなことがないか」を事前に洗い出すことです。

2.1.1 IT環境の構築と基本設定

✅ 管理コンソール設定

• ドメイン設定（Googleに移管？ 既存ドメインをそのまま？）
• 試験運用用のユーザーアカウント作成
• 権限設定、セキュリティ設定を確認

✅ Microsoft 365との並行運用を試す

• OutlookとGmailを同時運用
• 互換性・データ移行に問題がないか確認

✅ 外部ツールとの連携確認

• SSO（シングルサインオン）設定
• 他ツール（CRM、ERP、Slackなど）との連携が正しく動くかテスト

2.1.2 データ移行のテスト運用

✅ メール移行

• Microsoft 365のメールをGmailに移行（Google移行ツールを使用）
• フォルダやラベル設定が反映されるか確認

✅ カレンダー・連絡先移行

• Outlookカレンダーの予定がGoogleカレンダーに正しく反映されるか
• 共有カレンダーやリソース予約の設定確認

✅ ファイル移行

• OneDrive/SharePointからGoogleドライブへデータ移行
• フォルダ構成、権限、共有設定の確認

2.1.3 セキュリティ設定の検証

✅ アクセス制限のテスト

• 社外からのアクセス、外部共有制限
• 二段階認証（2FA）の動作確認

✅ データ保護ポリシー確認

• DLP（データ損失防止）ルールが適切に機能しているか

2.1.4 試験運用後の課題整理

試験運用を通して出てきた
「ここはもっとこうした方がいい」「この設定がややこしい」
などの声はしっかりリストアップします。

✅ 技術面（データ移行・ツール連携）
✅ 業務面（操作性・業務影響）
✅ セキュリティ面（制限が強すぎる/弱すぎる）

これらを調整した上で、次のフェーズに進みます。

2.2 先行ユーザー導入（31〜60日）

試験運用で見えてきた課題を反映した上で、
実際に業務を回すキーマンたち（部門リーダーやITリテラシーが高い社員にGWSを導入します。

2.2.1 先行ユーザーの選定と役割

✅ IT部門・DX推進チームを中心に導入開始
✅ 各部署に「GWSアンバサダー（推進担当者）」を選出
✅ 各業務の中で困りごとがないか確認し、運用調整

2.2.2 実際の業務フローでのテスト

✅ メール・カレンダー・チャットを本番運用
✅ Googleドキュメントの共同編集・Google Chatでの部門内コミュニケーション
✅ Microsoft 365と並行運用し、不具合や使い勝手を確認

2.2.3 本格的なデータ移行

✅ メール、カレンダー、ファイルの本格移行
✅ 移行後のアクセス権や共有設定をチェック

2.2.4 セキュリティ・BCP確認

✅ 不正アクセス監視
✅ DLPルールの最終調整
✅ 障害発生時対応フローの確認

2.2.5 トレーニングとフィードバック

✅ 先行ユーザー向けの操作マニュアル・FAQ整備
✅ 利用者からのフィードバックを集めて、最終調整

2.3 全社導入（61〜90日）

いよいよ、全社でGWSへ完全移行！

2.3.1 全社員のアカウント作成と切り替え

✅ 全ユーザー分のGoogleアカウントを一括作成
✅ Microsoft 365等のメールからGmailへの完全切り替え
✅ 権限・共有設定も最終チェック

2.3.2 全社向けトレーニング & サポート強化

✅ オンライン・対面トレーニングの実施
✅ 社内ポータルにFAQ・動画マニュアルを掲載
✅ 問い合わせ窓口を拡充、迅速な対応体制を整備

2.3.3 システム完全移行の確認

✅ Microsoft 365等との並行運用を終了し、GWS一本化
✅ 全社的な利用状況のモニタリングとフィードバック収集

3. 導入後の運用フェーズ

Google Workspace（GWS）の導入が完了したら、それで終わり…ではありません！
むしろここからが本番。

「使える状態」から「しっかり定着し、業務改善に繋げる」ことが大事です。
導入直後はどうしても現場に戸惑いが残りがちなので、定着化・運用管理・継続的改善の3つの視点で取り組みましょう。

3.1 定着化支援とトレーニング

新しいツールを導入した後は、最初の3ヶ月〜半年が勝負です。

「うまく使いこなせない」「前のやり方の方がよかった」と現場がストレスを感じないように、
しっかりとサポート体制を整えましょう。

3.1.1 ユーザー向けトレーニングの実施

✅ 基本操作トレーニング

• Gmail、カレンダー、ドライブの使い方
• Microsoft 365との違いを意識した説明が効果的

✅ 業務別の活用セミナー

• 営業部門向け、管理部門向けなど、それぞれの業務に合わせた使い方提案

✅ マニュアル・動画の整備

• 社内ポータルでいつでも見られるように
• シンプルで見やすいものを心がける

3.1.2 ヘルプデスクとFAQの強化

✅ 導入直後は問い合わせが増えるので問い合わせ窓口を強化
✅ よくある質問をFAQにまとめ、社内ポータルで共有
✅ 各部署のGWSアンバサダーを活用して、現場での“聞ける人”を確保

3.2 運用管理とセキュリティ対策

導入後も、**システムが安定稼働しているか？ セキュリティは万全か？**のチェックは欠かせません。

3.2.1 アクセス制御とデータ保護

✅ 管理コンソールでユーザーの権限を定期見直し
✅ GoogleドライブやGmailの外部共有設定を監視
✅ 全ユーザーに**二段階認証（2FA）**を適用し、不正アクセスを防ぐ

3.2.2 モニタリング体制の確立

✅ 監査ログを定期チェックし、不審な操作がないか確認
✅ DLP（データ損失防止）ポリシーがちゃんと機能しているか確認
✅ 定期的なセキュリティ監査を実施し、ルールが守られているか検証

3.3 継続的な改善と活用促進

GWSは導入しただけでは業務改善は完結しません。

せっかく便利な機能が揃っているのだから、もっと社内で活かせるように“攻め”の取り組みも続けていきましょう。

3.3.1 利用状況のモニタリングとフィードバック

✅ GWSの利用データを可視化し、活用度合いをチェック
（「使われていない機能はないか？」を見える化）
✅ ユーザーアンケートを定期的に実施し、困りごとや改善点を収集
✅ 出てきたフィードバックを元に、社内ポータルやトレーニング内容をブラッシュアップ

3.3.2 業務効率UPの施策展開

✅ Google Apps ScriptやAPIを活用し、定型業務の自動化を推進
✅ GWSの新機能が追加された際は、社内で活用方法を共有
✅ 各部署での成功事例（「こう使ったら便利だった！」）を社内で紹介

まとめ

Google Workspace（GWS）の導入は、「システムを切り替えるだけ」で終わるものではありません。
業務の進め方や働き方そのものを、よりスムーズで柔軟なものに変えていくプロジェクトです。

特にMicrosoft 365からの移行では、
段階的に導入し、社内にしっかり定着させるプロセスが欠かせません。

GWS導入成功のポイントはこの3ステップ

1️⃣ 導入前の計画フェーズ
目的整理、業務・データ移行の計画、セキュリティ方針の策定
▶️ 詳しくは【計画編】をご覧ください → 【リンク】

2️⃣ 導入フェーズ
試験運用 → 先行ユーザー導入 → 全社展開
現場の声を反映しながら進めて、トラブルを未然に防ぐ

3️⃣ 導入後の運用フェーズ
定着化支援、運用管理、活用促進
運用後も活用状況をモニタリングし、業務改善を続けていく

上記を「段階的に進める」ことで、現場の混乱を防ぎ、しっかり社内に浸透させます。
さらに、導入後も活用の幅を広げることで、業務効率化・コスト削減・柔軟な働き方の実現につながります。

ぜひ、自社の状況に合わせて、無理なく・効果的なGWS導入を進めていきましょう！

Google Workspaceの活用について、一度プロに相談してみたい方は、ぜひ弊社のサービスをご利用ください。

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