Google Workspaceとは?使い方を知りたい!Gmail、Google Meet、スプレッドシート等多様なアプリが使い放題!

Google Workspace(グーグルワークスペース)とは?どういうサービス?

Google Workspace公式サイトより

みなさんこんにちは。今回のサクモフブログでは、Google Workspace(グーグルワークスペース)についてご紹介します。

Google Workspace(グーグルワークスペース)は、GmailやGooglemeet、スプレッドシートやドキュメント等のGoogleのアプリケーションを、企業のグループウェアとして使用できるサービスです多様なアプリケーションの他、様々なデバイスに対応しており、場所を選ばず必要な情報へのアクセスが可能です。

元々は「G Site」という名称でしたが、2020年10月に名称変更し「Google Workspace」になりました。

Google Worksはクラウド型のサービスとして多種多様なアプリケーションを有しており、組織や個人の多様な在り方に対応する自由でイノベーティブなソリューションといえます。実際に、社員一人一人の働き方や企業の生産性向上に大きく貢献するサービスとして、世界中の企業が利用しています。

GoogleWorkspace(グーグルワークスペース)が提供するアプリケーション

GmailやGoogle Meetなど、普段からよく使うGoogleの機能もありますが、Google Workspaceはそれ以外にもたくさんのアプリケーションを備えています。メールやチャットなどのコミュニケーションツールだけではなく、ドキュメントやスプレッドシートを活用して複数のメンバーで編集を行ったり、ドライブにファイル保存することでいつでもどこでもファイルにアクセスできます。

つまり、社内のコミュニケーション・コラボレーション(共同作業)業務を包括的にサポートしてくれる心強いサービスなのです!

しかも、ひとつひとつのアプリケーションに課金するのではなく、Google Workspaceをスタートすれば、下記のアプリケーションを全て利用できるんです。

本日は、Google Workspace入門編として、代表的なアプリケーションをいくつかピックアップし便利な機能を詳しく見ていきます!

利用できるアプリケーション(GoogleWorkspace公式サイトより引用)

Gmailの拡張機能をフル活用!

Google Workspace公式サイトより

Google WorkspaceのGmailは、ビジネス用メールのほか、さまざまな機能を提供しています。

最新の Gmail では、仕事の状況をより簡単に把握できるようになっています。チャットやビデオ通話を利用する、ファイルとタスクを共有してプロジェクトに関する最新情報を常に把握するなど、あらゆる作業を Gmail から直接行うことができます。

カスタム メールアドレス(@[自社名])を手に入れる

GoogleWorkspaceのGmailでは、通常のドメイン「@gmail.com」ではなく、自社のドメインを使ったビジネス用メールアドレスを生成することができます

例えば「taroyamada@ABCcompany」、「jirotanaka@ABCcompany」などの自社ドメインのemailアドレスを全従業員が使用することで、顧客への信用力を高めることができます。グループのメーリング リスト(sales@ABCcompanyなど)も作成できます。

通常は、自社のメールアドレスを作るには、独自ドメインを取得して、その後メールサーバーを契約して、、、という手間が必要になりますが、Google Workspaceでカスタムメールアドレスを作れるのはかなり便利ですね。

Gmailの強力な連携機能で社内コミュニケーションをスムーズに!

Google WorkspaceでGmailを使用すると、Google Meet または Google Chat を使った社内メンバーとの会話や、カレンダーからの招待状の送信などの操作を、Gmail 上で直接行うことができます。メールで会議日程を確認して、カレンダーに手入力する、という手間が省けます。イベントや予定の抜け漏れ防止にもなりますね。

また、Google Workspace のアドオンを使用すると、サイドパネルからお好きなサードパーティ製アプリケーションにアクセスできます。

脅威からユーザーを守る設計で、安心運用

自社で使うメールシステムは、セキュリティ面もしっかりチェックしておきたいところですね。Gmail は、Google の機械学習モデルにより、迷惑メール、フィッシング、不正なソフトウェアの 99.9% 以上がユーザーに届く前にブロックされる仕組みになっているので、安心して利用できます。

GoogleMeetで社内外の会議を円滑に!

Google Workspace公式サイトより

世界中の企業が信頼するツール

Google Meet は、Google が顧客の情報とプライバシーの保護に使用しているインフラストラクチャ、セキュリティ機能、グローバル ネットワークと同じものを採用しています。また、Google Meet のビデオ会議では通信が暗号化されているほか、各種の不正防止機能がデフォルトで有効になっているため、会議を安全に実施できます。

スムーズな会議

ビジネスパーソンならばオンライン会議でなじみのあるサービスのGoogle Meet。これは言わずもがなかもしれませんが、Google Meet は職場のビデオ通話に簡単に参加できます。会議を設定してリンクを共有するだけで会議を開催できるので、社内メンバーはもちろん、クライアント、顧客が適切なアカウントやプラグインを持っているかを気にする必要がありません

Google Meetは分かりやすいUI とスマートな参加者管理機能を備えているため、多数のメンバーが参加するビデオ通話も簡単に実現できます。

あらゆる業種のビジネスに対応

Google Meet は Google Workspace に完全に統合されているので、カレンダーの予定やメールの招待状から直接ミーティングに参加できます。また、カレンダーやメールの予定の詳細が必要になったら、パソコン、スマートフォン、会議室などどこから参加していてもすべての詳細をその場で確認できます。

ドライブでいつでも、どこでも安全に社内データにアクセス

Google Workspace公式サイトより

必要に応じたストレージの確保

Google Workspace はストレージ サイズを柔軟に選択できるので、ファイルを保存する十分な容量を常に確保できます。一元管理、データ損失防止(DLP)、ドライブ向けVaultにより、データのコンプライアンス要件を満たしつつ、ユーザーやファイル共有の管理を簡単に行うことができます。

必要なファイルが検索する前に見つかる

Googleドライブは Google の AI 機能を利用して、ユーザーにとって重要なファイルをリアルタイムで予測、表示する機能を備えています。

クイックアクセスや機械学習による検索などの機能を使って、重要なコンテンツ、共同編集者、予定を把握し、それぞれのメンバーに必要だと思われるファイルを提示してくれます。

チームのファイルを共有スペースに整理

Google Workspaceで共有ドライブを使用すれば、社内チームで使うファイルを安全に保存でき、共有場所の管理も簡単にできます。共有ドライブに追加されたファイルは社内チームによって共同で所有されるため、各メンバーが常に最新のファイルにアクセスできます。

チームでファイル編集を進めていると、各自がローカル環境に保存したり、謝って古いファイルを編集してしまったり、ファイル管理があやふやになってしまうのは、共同作業あるあるだと思います。共有ドライブにファイル保存すれば、どれが最新ファイルか分からなくなるリスクも軽減できそうです。

ブラウザを開かなくてもパソコンでファイルにアクセス

パソコン版ドライブを利用すると、パソコンからファイルに直接アクセスでき、ディスク容量を気にする必要がありません。ファイルの同期にかかっていた時間を、生産的な作業に費やせます。

Googleカレンダーでスケジュール管理を簡単に

Google Workspace公式サイトより

スマートなスケジュール調整

社内メンバーの予定をチェックしたり、皆のカレンダーを 1 つの画面で表示したりできるので、空き状況をすばやく確認し、チームの予定を決められます。カレンダーを共有するときは、予定の詳細を公開するか、空き状況だけを公開するかを選択できます。

ノートパソコン、タブレット、スマートフォンからのアクセス

スマートフォンやタブレットからスケジュールを閲覧、編集できるので、外出先や在宅ワークでも問題なく使用できます。Google の最適化されたモバイルアプリを使ったり、スマートフォンの内蔵カレンダーと同期したりすることもできます。

Google Chatでチームの細やかなコミュニケーションが可能に

Google Workspace公式サイトより

チャット機能は社内のコミュニケーションツールとして今や不可欠です。チャットツールにはSkype、Slack、Chatwork等様々なサービスがありますが、他のアプリケーションとのシームレスな使用感を実現するのが、Google Chatです。

すべてのメッセージを 1 か所で確認

Chat はスタンドアロン アプリとして使用することも、Gmail 内で使用することもできます。シームレスに統合された各種ツールを利用して、業務に関連するあらゆるやりとりを確認できます。会話ごとに適切なチャネルを選択可能です。

専用のチャットルームで効率的に共同作業

Google Chatでは、専用の仮想チャットルームを作成することで、プロジェクトを整理して作業を円滑に進めることができます。案件やチーム毎にチャットルームを作成することで必要なメンバーに必要な情報を伝達できるので、オンラインミーティングをする程ではない協議事項をチャット上で会話したり、リマインド事項を伝達したり、いろんな活用ができそうです

このように、チャット(スレッド化された会話を含む)のほかにファイルやタスクも共有できるため各メンバーの認識合わせに役立てられます。Chat は外部ユーザーの参加もでき、 28の言語にも対応しています。チャットルームには 8,000 人までメンバーを追加できます。

8,000人規模のチャットルームを作ることはまずないと思いますが、それだけ利便性が高いということが伺えますね。

Google Workspace のさまざまな機能を活用

Google Chat を使用すると、Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでシームレスにコンテンツの共同編集が可能です。Google の検索機能を使用して過去の会話やファイルを簡単に探すこともできます。

例えば実務者レベルの共同作業など、オンラインミーティングをセッティングする前段階の実務作業であれば、Google Chatを活用しながら進めるのも、ひとつのやり方かもしれません。

GoogleWorkspace(グーグルワークスペース)のランニングコストを抑えるには?

Google Workspaceの料金プランは、至ってシンプルです。

ひとつひとつのアプリケーションに課金するのではなく、いずれかのビジネスプランをスタートすれば、ご紹介したアプリケーションを全て利用できます。各ビジネスプランは、1ユーザーあたりが保有するクラウドストレージや、ビデオ会議の招待人数の上限等によって価格に差が出てくる仕組みです。

とはいえ、どうせ導入するなら、できる限りランニングコストを抑えたいですよね。

株式会社サクモフは Google Workspace とパートナーシップを締結しており、
「Business Starter」「Business Standard」の2プランを通常料金より10%割引にてご提供可能です。

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    まとめ

    本日のまとめ

    • Google Workspace(グーグルワークスペース)は、GmailやGooglemeet、スプレッドシートやドキュメント等のGoogleのアプリケーションを、企業のグループウェアとして使用できるサービス
    • GmailやGoogle Meet、ドライブ、カレンダー、チャット他多様なアプリケーションを備えており、社内のコミュニケーション・コラボレーション(共同作業)業務を包括的にサポートしてくれる心強いサービス
    • 株式会社サクモフは Google Workspace とパートナーシップを締結しており、「Business Starter」「Business Standard」の2プランを通常料金より10%割引にてご提供可能です

    いかがだったでしょうか。数ある機能のうちいくつかをピックアップしましたが、今日ご紹介したアプリケーションだけでも、「社内コミュニケーションのこういう課題が解決できそうだな」「チームで共同作業する時にこんな使い方できるな」と活用のイメージが湧いたのではないでしょうか。

    Google Workspaceは、社内で最適なコミュニケーションツールやコラボレーションツールとしてたくさんの可能性を秘めたサービスであることがお分かり頂けたと思います。

    ちなみに弊社も、社内グループウェアとしてGoogle Workspaceを活用しています。弊社でも使用しながら、今後もGoogle Workspaceの様々な機能や活用事例について、ブログでわかりやすく紹介していきますね。

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