【プロジェクト管理】中小企業のプロジェクト推進に役立つツール6選！

中小企業が経営企画やデータ可視化、業務改善などの社内プロジェクトを進める際、「誰が・何を・いつやるのかが整理されていない」、「ボトルネックや課題が残ったままで、途中でプロジェクトがとん挫してしまう」など、プロジェクト進行そのものに課題を感じることが多いのではないでしょうか？

本記事では、 業務フロー、システム連携図、課題管理表、ガントチャート、WBS、議事メモ など、プロジェクト推進を支える6つの必須ツールを紹介します。それぞれの作り方やポイントを解説しますので、プロジェクトの進め方に悩んでいる中小企業の方は一つでも取り入れてみてくださいね。

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中小企業の社内プロジェクト進行における課題

中小企業が何かしらの社内プロジェクトを進める際には、スムーズな進行を阻む課題が多く存在します。
これらの課題を整理し、適切なツールを活用することで、プロジェクトの成功率を高めることができます。

課題1：タスクや業務の可視化ができていない

まず、多くの中小企業ではプロジェクトの全体像が把握しづらく、タスクや業務が明確に可視化されていないという問題があります。

例えば、「誰が、どの順番で、いつ、何をすべきか」が曖昧なまま進められるケースがあり、その結果、重要なタスクの抜けや、同じ業務を複数人が重複して行うといった無駄が生じます。

こうした状況を改善するには、WBS（Work Breakdown Structure）やガントチャートを活用し、タスクの整理と可視化を行うことが効果的です。

課題2：データや業務マニュアルなどの置き場がバラバラ

社内プロジェクトで、業務改善やデジタル化を進める際に障害となってくるのが、「誰もデータや業務の全体像を把握していないこと」です。

部署ごとに異なるツールやシステム、ファイルを使用している場合、必要な情報が散らばっているため、収集に時間がかかり、プロジェクトが滞る原因になります。この場合、 まずはシステム連携図や業務フロー図 を活用して、社内の業務やデータのつながりをざっくり整理・可視化することが重要です。

課題3：課題やリスクへの対応が遅れる

社内プロジェクトの進行中には、「ベンダーの選定基準が社内にない」「リソースが不足」「一部改善について○○常務の承諾を得られていない」など、様々な課題やリスクが必ずと言っていいほど発生します。

それに対して迅速に対応できないとプロジェクト進行が遅れたり、ひどい時にはとん挫してしまうケースが見られます。

そうした課題の発生から解決までのプロセスを適切に管理するために、 課題管理表が有効です。

課題4：会議内容が形に残らない

会議後に「何が決定したのか」「次に誰が何をするのか」が不明確なままだと、アクションが進まず、次の会議で同じ議論を繰り返すことになりがちです。

議事メモを作成して、決定事項や担当者、期限を記録＆共有することで、具体的な行動計画に繋げられます。

１，業務フロー図

業務フローは、業務の流れを図解し、「誰が、どの順番で、何を行うのか」を一目で把握できるようにするツールです。業務改善プロジェクトなどで、業務の重複や無駄を発見するのに役立ちます。

業務フロー図の作り方

1. 業務内容を洗い出す：該当業務に関して、各関係者の業務内容をリストアップします。
2. フロー図を作成：業務の流れや依存関係を矢印や図で表現します
3. 改善点を特定する：フロー全体を見直し、不要な業務や非効率なポイントを発見し、吹き出しなどでメモします。

ポイント

業務フローを作成する際は、フローチャートをシンプルで分かりやすくまとめることが重要です。

複雑な図になると、現場の担当者が理解しづらく、せっかくの可視化が無意味になってしまうからです。
また、フロー図は一度作成したら終わりではなく、定期的に見直し、常に改善していきましょう。

２，システム連携図

システム連携図は、複数のシステムやツール、資料について、データの流れを可視化するツールです。
業務改善プロジェクトなどで、データの手動集計や重複入力を防ぐ仕組みを構築するために役立ちます。

システム連携図の作り方

1. システム一覧を作成：該当業務で使用しているシステムやツール、ファイルをリスト化します。
2. データの流れを図示：どのデータがどのように連携されているかを矢印で示します。
3. 改善ポイントを検討：手動入力部分や非効率な連携箇所を洗い出します。

ポイント

システム連携図を作成する際は、手動で処理している部分を特定し、自動化の余地があるかを検討することが大切です。また、部署ごとにデータの流れが異なる場合には、連携のフローを統一することで、データ共有の遅延や重複を防ぐこともできます。

３，課題管理表

課題管理表は、プロジェクト進行中に発生する課題やリスクを一元管理するためのツールです。課題の内容、対応状況、担当者を明確にすることで、迅速な対応が可能になります。

課題管理表の作り方

1. 課題をリストアップ：発生した課題やリスクを具体的に記録します。
2. 項目を設定：課題内容、担当者、期限、対応状況（未対応・対応中・完了）を記載します。
3. 優先順位を設定：課題の緊急度と重要度を基準に、対応の優先順位を決めます。

ポイント

課題管理表を運用する際は、定期的な進捗確認が欠かせません。たとえば、週1回の定例会議を設定し、課題管理表を用いてチーム全体で最新の対応状況を共有することで、課題の未解決や対応漏れを防ぐことができます。

また、Googleスプレッドシートを活用すれば、リアルタイムで更新できるため、複数人での管理にも最適です。

４，WBSとガントチャート

プロジェクトのタスク整理やスケジュール管理を行うなら、WBSとガントチャートは欠かせないツールです。

WBSは、タスクを階層的に細分化して作業内容を整理したものです。

ガントチャートは、WBSのタスクをスケジュールに落とし込み、進捗を横向きの棒グラフで管理するものです。

WBSの作り方

1. タスクの分解：プロジェクト全体を大項目→中項目→小項目に分解します。
   • 例：新製品開発 → 設計 → 試作品作成 → 材料発注
2. 担当者と工数の設定：タスクごとに担当者と期限を設定します。

ガントチャートの作り方

1. WBSをベースにタスク一覧を作成。
2. 各タスクの期間（開始日・終了日）を設定。
3. ツールで可視化：Excel、Googleスプレッドシートなどでガントチャートを作成。

ポイント

WBSを作成する際は、タスクの粒度（細かさ）を適切に設定することが重要です。
細かすぎると管理が煩雑になり、大まかすぎると進捗の確認が難しくなります。

ガントチャートはそのWBSを視覚化するものですが、作成後は定期的に進捗状況を確認し、遅延があれば早めにリスケジュールを行うことがプロジェクト成功の鍵です。

５，議事メモ

会議の議論内容や決定事項、次のアクションをまとめ、全体の進行を管理するためのツールです。

議事メモの作り方

1. アジェンダ設定：会議前に議題と目的を明確にします。
2. 記録項目：
   • 議題 / 決定事項 / アクション項目 / 担当者 / 期限
3. 共有：GoogleドキュメントやSlackで全員に共有します。

ポイント

議事メモは、会議内容を記録するだけでなく、次のアクションを明確にすることが最も重要です。たとえば、「誰が」「いつまでに」何をするのかを具体的に記載することで、会議後の行動がスムーズになります。

また、GoogleドキュメントやSlackなどのツールを活用すれば、メモの共有が簡単になり、チーム全体で進捗を確認しやすくなります。

新人にメモ係を任せることでプロジェクト全体の流れを把握させ、メモ共有の際に他のプロジェクトメンバーに顔を覚えてもらうのも良いでしょう。

まとめ

プロジェクトの進行を円滑にするためには、 業務フロー、システム連携図、課題管理表、ガントチャート、WBS、議事メモ などのツールを効果的に活用することが欠かせません。

これらのツールを適切に導入することで、プロジェクト全体の進行管理が格段に容易になり、スムーズな目標達成が可能となります。

自社のプロジェクトに最適なツールを選び、成功に向けた一歩を踏み出しましょう！

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