電子契約とは?紙の書面契約と比較した際の5つのメリットと4つの課題・解決法をご紹介!

電子契約は、契約書や申込書への押印と書類の郵送を行わず、web上で契約締結を完了できるサービスで、近年多くの企業が導入を行っています。

本記事では「電子契約ってそもそも何?」「紙契約と比べてどう良いの?」「電子契約の課題は?」というあなたのために、
紙契約と比較した際の電子契約のメリット・課題を紹介します。

また、弊社が特におすすめする電子契約サービス「freeeサイン」の詳細は下記からどうぞ!
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電子契約とは

電子契約とは、紙による契約書を作成する代わりに、契約内容を電子上で保存・管理するものです。

通常は契約当事者の双方が直筆などで署名・押印することで契約締結を証明しますが、電子上では紙と違って、直筆での署名や押印をすることはできません。

そこで、電子契約は同意や承認、本人証明の代わりに、電子サインを利用します。

電子サインとは、電子文書につける電子的なしるしのことです。

電子契約においては、その電子データが本人の意思に基づいて作られたことを担保し、内容に改ざんがないことを保証するという仕組みになっています。

電子契約と紙の書面契約の違い

電子契約と書面による契約との違いを比較各観点で整理してみました。

① 媒体

書面による契約では、紙で契約した上で、紙の契約書を原本と扱います。

それに対し電子契約は、原本が電子ファイル(PDF データ)になります。

② 署名方法

署名方法は、書面による契約では紙の契約書に実印・角印を押印するか署名を行う方法によります。

それに対し電子契約は、電子署名や電子サインという方法で記録を行います。

③ 送付方法

送付方法は、書面による契約では原本を郵送したり訪問して手渡しする方法になります。

それに対し電子契約はインターネット上で書類データを送信します。


④ 保管方法

保管方法は、書面による契約では押印がされた紙の契約書原本をファイリングし、書棚や倉庫で保管します。

これに対し電子契約は PDF データが原本になり、クラウド上のサーバ等で保管します。

各観点での違いはありますが、「いつ・だれが・なにを」の契約内容の正確性を担保できますし、有効な契約方式であることに変わりはありません。

紙の書面契約と比較した際のメリット

では書面契約と比較した際に電子契約にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

ここでは電子契約のメリット5選をご紹介します。

書類の保管場所を取られない

電子契約を導入することで、契約関連の書類のために場所を確保する必要がなくなります。

書面での契約では、契約締結後に原本をファイリングして書庫や倉庫で保管しますが、月に何社も契約する企業では紙書類の枚数が馬鹿になりません。

電子契約では原本がPDFデータのため、何百社、何千社と契約しても書類が事務所やオフィスを圧迫することはありません。

契約や契約内容の管理が容易

多くの電子契約サービスでは契約書をPDFデータとして保管するだけでなく、管理画面から契約書に紐づく各種情報(日付・契約者・タイトル)などを管理できる機能が付随しています。

これにより、書庫や倉庫の中から書類の束を取り出して、見つけたい契約書を探す、といった手間が発生しません。

「あの会社との契約っていつだっけ?」「最新の契約書の内容を確認したい」といった日々の作業も数クリックの操作で済みます。

スムーズな契約手続きが可能

電子契約を導入すれば、インターネット経由でどこにいても文書の確認が可能なため、不要な待機時間を減らすことができ、最短 5 分で締結が可能です。

また、書面の作り直しも容易に行うことができるため、製本・押印作業のために出社する、ということも必要なくなります。

書類で契約する場合、署名や捺印などで契約者と何度も往復でのやりとりをしなければいけないケースが多いです。

弊社ははじめから電子契約を採用していますが、平均で先方に書類を送って契約締結するまでの時間は長くとも数時間程度です。

サポート体制で契約に関する悩み相談が可能

多くの電子契約サービスではサポート体制が非常に充実しており、わからないことがあってもすぐに質問できます。

直接チャットで質問をしたり、電話相談で喋りながら疑問を解消可能です。紙契約と比較してもよりスムーズな契約手続きを実現できます。

(出典)クラウド会計ソフト freee会計 公式HP

印紙代などのコスト削減

電子契約では、書面による契約に比べ、大幅にコストを削減することが可能です。

例えば、書面契約は印紙税法上、金額に合わせた収入印紙が必要な場合もあります。

しかし電子契約の場合、課税文書として取り扱われないことから印紙は不要となり、印紙代分のコスト削減が可能です。

他にも、電子契約では書面による契約に比べて以下のようなコストを削減できる可能性があります。

書面による契約でかかる費用例
・収入印紙代・・・契約金額などにより収入印紙代が発生
・製本・印刷代・・・紙、プリンターのインク、製本テープなど
・配送コスト・・・郵送費、レターパック代など
・ファイル、書棚、収納庫・・・保管ファイル、保管場所の確保など
・作業担当者・管理担当者の人件費・・・書類作成・管理担当者の工数

紙の書面契約と比較した際の課題・デメリット

上記で見てきたように、電子契約は非常に便利な契約手段ですが、いくつか課題も存在します。

これらをしっかりと理解した上で、電子契約の導入を検討すると良いでしょう。

ランニングコストがかかる

多くの電子契約サービスでは月額制を採用しているため毎月のランニングコストが発生するというデメリットもあります。

契約が定期的に発生しないような企業では、上記でみたコスト削減効果よりもランニングコストが上回ってしまい、メリットを享受できないケースもあるでしょう。

そのため、まずは無料で利用できるフリープランなどを導入すると良いです。

例えば、当社がおすすめするfreeeサインは無料でも月1件までの電子契約が可能なため、試しにこちらを使ってみて足りなくなってきたら有料プランに乗り換えるという方法もあります。

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取引先によっては対応してもらえないことも

契約は両者の合意に成り立つものなので、契約書を書面から電子契約に切り替える際にも相手方の同意は当然必要です。

しかし、業務フローや文書の保管体制、組織風土などの問題から、取引先から電子契約での対応を断られてしまう場合もあります。

現に、弊社の取引先の中でも1社だけ書面による契約を希望されている先があり、現状はそれに従っている形です。

逆にいうとそれ以外の取引先については「はじめから電子契約OK」「元々書面契約がメインだったが切り替えた」先ばかりです。

ただし、直近では電調法改正やペーパレス化の潮流など、電子契約に追い風が吹いています。

取引先に電子契約のメリットや法的に問題がない旨をしっかりと説明できれば、現状書面での契約がメインの先であっても意外と簡単に切り替えてもらえるかもしれませんよ。

セキュリティ上のリスク

電子契約では契約情報や契約書原本データなどを全てクラウドサーバなどに保存します。

そのため、サーバへの不正アクセスがあった際は情報漏洩や不正利用のリスクが存在します。

ただし、こういったセキュリティ上のリスクは何も電子契約に限った話ではありませんし、書面での契約の場合であっても担当者が原本を紛失してしまうリスクはゼロではありません。

むしろ、複数ある電子契約サービスの中からセキュリティ対策がしっかりと取られているサービスを選定することで、書面での契約時の下記のようなセキュリティリスクを低減することも可能です。

書面による契約で発生する可能性のあるリスク
・紙文書の紛失
・保管場所がわからなくなる
・紙の経年劣化により記載事項が読めない、破損など
・災害による消失
・盗難、不正流出
・改ざん

社内の業務の調整

電子契約を導入したいけれど、紙の契約だけを前提とした社内の仕組みを変えるのが一苦労で進まない、という企業は多くいらっしゃると思います。

特に規模がある程度大きな企業だと契約手続きの承認フローや社内規程が固まっており、その苦労もひとしおだと思います。

規模の大きな企業であれば電子契約を入れるメリットは明白なため、法務部門を中心として導入に向け一気に動くことが重要です。

ちなみに、自社に合ったサービスを選ぶことと、スムーズに移行できるようサポート体制が万全なサービスを選ぶことでさらにスムーズな導入につながります。

まとめ

まとめ

電子契約は紙の書面契約と比較して①保管場所節約、②情報管理の容易さ、③スムーズな手続き、④サポート体制、⑤コスト削減、といったメリットがある。

・紙の書面契約と比較して①ランニングコスト、②取引先の合意、③セキュリティリスク、④社内の業務調整、が課題。

・ただし、課題も担当者がしっかりと自社に合ったサービスを選定することで解決可能

電子契約は、収入印紙代や配送コストなどのコスト削減効果もある上、紙文書の紛失・盗難リスクの減少や契約締結までの業務効率化にも大きく貢献してくれるサービスです。

その中で、もっと手間を減らして、簡単に、安心して電子契約を結びたいなら、freeeサインを利用するのがおすすめです。

電子契約を利用する際にはぜひfreeeサインを活用してみましょう。

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